Todo começo e final de ano é a mesma coisa — as instituições de ensino enfrentam momentos corridos. Isso porque é necessário dedicar-se ao ingresso de novos alunos, abrir vagas e realizar uma série de procedimentos pertinentes à gestão de matrícula escolar. Contudo, o excesso de atividades pode acabar sobrecarregando o gestor e os seus colaboradores, tornando esse processo mais complexo e demorado. Nesse cenário, é imprescindível adotar medidas e ferramentas que contribuam para otimizar as etapas do gerenciamento das inscrições dos estudantes. Assim, é possível agilizar a execução de cada ação, além de garantir que todas as informações sejam armazenadas da maneira correta, evitando erros que geram retrabalhos, perda de tempo e prejuízo financeiro. Precisa melhorar a gestão de matrículas da sua escola? Confira, abaixo, o que fazer para atingir esse resultado!

Use um sistema de gestão escolar

A implementação de um software especializado ajuda na automatização das matrículas e pode promover melhorias em toda a administração escolar. Algumas das funções desse sistema são:

• gerar os contratos automaticamente;
• calcular automaticamente as matrículas recebidas e as que ainda vão ser reunidas;
• controlar os recebimentos ao longo dos meses;
• fornecer relatórios para diferentes tipos de análises.

Sem falar que é possível ter maior acessibilidade aos dados, que podem ser verificados rapidamente, sempre que houver necessidade. A matrícula é a porta de entrada do aluno para a escola, portanto, ignorar o uso da tecnologia pode causar a impressão de que a instituição é defasada e desorganizada, ocasionando o desinteresse dos pais e, consequentemente, prejudicando a estratégia de captação de novos estudantes.

• GUIA COMPLETO DA RETENÇÃO DE ALUNOS PARA ESCOLAS E CURSOS (Leitura sugerida)

Por meio do sistema de gestão escolar, é possível aumentar a eficácia dos seus processos, de modo a reforçar a boa reputação da empresa no seu mercado de atuação. Contudo, é necessário escolher um prestador do serviço que atenda os seus objetivos, disponibilizando ferramentas e suporte que elevem a qualidade do seu serviço. Também é importante que o software se adeque às mudanças do mercado, sendo constantemente atualizado para suprir as novas demandas que o seu negócio apresentará futuramente. Com isso, fica mais fácil controlar as finanças com maior eficácia — o que permite que os colaboradores destinem o seu tempo para outras tarefas e que os dados possam ser analisados precisamente. Outra facilidade oferecida por esse recurso é a possibilidade de gerir a cartela de matrículas e a captação de alunos. Isso é viável porque você pode estudar o retorno das ações e das novas oportunidades, acompanhando o funil de vendas e gerenciando os contatos.

Organize os prazos

Uma das principais falhas das instituições de ensino é fazer do processo de renovação de matrículas algo demorado e cheio de burocracia, a ponto de causar aborrecimentos para quem pretende adquirir o serviço. Haja vista que ninguém tem disponibilidade para ficar se deslocando até a escola toda hora e ter que aguardar um tempão para resolver o problema. Pensando nisso, é fundamental organizar os prazos das matrículas e criar datas específicas para cada categoria, como rematrículas e admissão de novos alunos. Divulgue os prazos amplamente para que os pais sejam devidamente informados sobre quando e como deverão comparecer à escola ou realizar o procedimento por meio da internet. Essa organização agrega agilidade para o trâmite de matrículas e o reconhecimento de que a sua instituição se preocupa em oferecer um atendimento de boa qualidade. Isso conta como um diferencial no setor de educação, uma vez que nem todas as empresas do segmento apostam em soluções práticas e inovadoras para proporcionar um serviço de excelência ao consumidor.

Determine valores

Os serviços educacionais são reajustados anualmente com o objetivo de acompanhar a inflação, mas esse não é o único fator considerado. A mensalidade também deve ser calculada com base no número de alunos matriculados na escola, bem como em seus gastos e lucros estimados. Aqui, também entra na conta a possibilidade de conceder bolsas de estudo, pois, isso impacta o valor pago pelos demais estudantes. Vale ressaltar que as condições de preço têm que estar de acordo com a lei. A legislação brasileira determina que os pais devem arcar com uma anuidade, que pode ser parcelada de diferentes formas. Geralmente, as instituições parcelam em 13 vezes, sendo uma correspondente à matrícula escolar e 12 referentes às mensalidades. Se a escola disponibiliza essa flexibilização, é preciso considerar esse fator para fazer a previsão do fluxo de caixa anual.

• PORTAL DAS ESCOLAS: CAPTAR ALUNOS NUNCA FOI TÃO FÁCIL! (Leitura recomendada)

Crie um cronograma para a matrícula escolar

O cronograma de matrículas é a chave central para organizar esse procedimento. Normalmente, o prazo do processo é de 45 dias — contados a partir do momento em que os valores para o próximo ano são definidos e divulgados para os pais dos alunos atuais. Para concluir essa questão, o cronograma tem que ser planejado de modo a priorizar as vagas para aqueles que já estudam na escola. Dessa forma, as vagas para novos estudantes deverão ser abertas após o prazo de 45 dias, evitando que um aluno atual não consiga se rematricular. Mesmo adotando essa regra, é indicado estimar previamente quantas vagas serão oferecidas para alunos externos.

Prepare o contrato

O contrato de matrícula escolar é indispensável para reger a relação entre a instituição de ensino e os pais. Você certamente tem um modelo de documento utilizado pela sua escola, no entanto, é preciso reformulá-lo a cada ano. Inclua no contrato as datas, valores e outras informações que sofreram alterações. Além disso, se ocorreu algum problema durante o ano e o documento foi questionado, a reformulação é uma oportunidade para aprimorá-lo, impedindo que a mesma situação aconteça novamente. Diante disso, com o passar do tempo, o contrato tende a ficar cada vez mais respaldado e protegido pela lei.

Documente e arquive todo o processo

Todos os processos da matrícula escolar devem ser documentados e arquivados pela secretaria da escola, o que permite que ela fique preparada para tomar a decisão certa caso haja alguma reclamação ou questionamento. É recomendável manter essas informações por até um ano depois que os alunos se formam. Nesse sentido, um sistema de gestão possibilita o armazenamento dos dados por longo tempo e sem ocupar espaço físico. Além disso, eles podem ser acessados a qualquer momento, agilizando o trabalho interno da sua equipe.

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Implementar um sistema específico para instituições de ensino é, então, de suma importância para otimizar a gestão da matrícula escolar, já que beneficia todas as etapas desse processo, diminuindo a incidência de erros e aumentando as chances de sucesso. Quer saber ainda mais sobre como essa ferramenta pode ajudar você? Entre em contato com a Proesc agora mesmo e descubra o que podemos fazer por você!

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