Inadimplência escolar: como reduzir até 30%

Tempo de leitura: 14 minutos

Apesar das características específicas de uma instituição de ensino, ela não deixa de ser um negócio que precisa gerar lucro. Isso porque, sem recursos, uma escola não consegue cumprir com a sua principal missão. Que é: oferecer ensino de qualidade para os seus alunos. E quando se fala em gestão financeira, um dos principais desafios da instituição é lidar com a inadimplência escolar.

Neste artigo, você vai entender tudo sobre esse problema. Além de saber quais os impactos que ele gera para a escola e como prevenir e diminuir a taxa de inadimplência na sua organização. Leia agora!

Principais problemas gerados pela inadimplência escolar

inadimplência escolar é um problema que atinge 90% das instituições de ensino, principalmente no 2º semestre, sendo um dos principais fatores responsáveis pelo fechamento das escolas. Isso porque toda escola precisa de recursos financeiros para se manter em funcionamento e oferecer educação de qualidade para os seus alunos.

Esses recursos vêm principalmente do pagamento da mensalidade por parte dos pais e responsáveis. Dessa forma, na hora de realizar o planejamento financeiro anual da sua instituição, você conta com a entrada de determinada quantia de dinheiro para cumprir os seus objetivos.

No entanto, a inadimplência escolar prejudica profundamente o seu planejamento e o fluxo de caixa da sua escola. Afinal, é uma quantia em dinheiro que não chega até o caixa da organização na data planejada. O resultado? Você acaba não cumprindo seus objetivos, podendo até mesmo ter as suas atividades comprometidas.

Além disso, a inadimplência escolar prejudica o relacionamento da escola com os pais e responsáveis pelos alunos. É possível, por exemplo, que eles passem a evitar o ambiente escolar por saberem do seu débito com a instituição. E isso acaba prejudicando o acompanhamento em relação aos estudantes. Uma dívida mal cobrada também afeta o relacionamento, trazendo riscos na hora da renovação da matrícula e para a imagem da sua escola perante a comunidade.

Portanto, não à toa que você deve impedir que isso aconteça em seu estabelecimento, evitando problemas de relacionamento e controle do fluxo de caixa, além de afastar qualquer possibilidade de comprometer as suas atividades. Para isso, é essencial entender por que acontece a inadimplência escolar. Descubra agora!

Por que acontece a inadimplência escolar

Geralmente, a inadimplência escolar acontece pela falta de controle financeiro do estudante ou de sua família (ou seja, do pai, mãe ou outro responsável pelo pagamento da escola). Inclusive, sabemos que, com a crise econômica se manifestando de modo cada vez maior no país, há muitas famílias que, infelizmente, estão abrindo mão das escolas particulares por não conseguirem arcar com os custos da mensalidade.

Porém, nem sempre a inadimplência escolar está totalmente relacionada à família ou aos responsáveis pelos estudantes. Falhas na gestão escolar — como falta de políticas de cobrança bem estabelecidas e gestão financeira ineficiente — podem gerar inadimplência por parte dos alunos.

Para evitar que isso aconteça, é fundamental se precaver oferecendo condições que não prejudiquem a escola, ao mesmo tempo em que não levem à desistência por parte da família.

A seguir, confira algumas ações simples que, ao serem implementadas, poderão auxiliar bastante na prevenção e redução da inadimplência escolar.

Como reduzir a inadimplência escolar

Para reduzir a inadimplência escolar, é essencial tomar dois tipos de ação. São elas: prevenção em relação a atrasos e não pagamentos, e ações de cobrança quando essa situação efetivamente acontece. Leia agora nossas dicas para atuar de maneira eficiente nesses dois sentidos.

1. Adote a mensalidade via boleto bancário

boleto bancário é um método de pagamento com o qual todos já estão familiarizados em suas rotinas. Além de ser simples, na grande maioria dos casos, pode ser pago por meio do internet banking, evitando o deslocamento até o banco e perda de tempo em filas.

Ou seja, adotar essa como uma das possíveis formas de pagamento das mensalidades facilita a vida dos pais e responsáveis, atuando como uma ferramenta eficaz na redução da inadimplência escolar. Vale lembrar que o boleto bancário pode ser entregue via correio e também pode ser enviado por e-mail — o que, inclusive, reforça o lembrete para os pais.

2. Utilize diversos canais de comunicação

Cada pessoa tem preferência e utiliza com mais frequência determinado canal de comunicação. Há pais e responsáveis que acessam o portal do aluno com periodicidade, enquanto alguns checam seu e-mail diariamente. Outros ainda preferem receber as suas cobranças de forma tradicional, pelo correio. E alguns, respondem de maneira eficaz a lembretes por meio do celular.

Desse modo, utilizar diversos canais de comunicação para enviar o boleto de cobrança e lembrar os responsáveis do vencimento da mensalidade do estudante é uma estratégia eficaz para diminuição da inadimplência escolar na sua instituição. Isso garante que eles receberão as suas notificações, evitando atrasos e não pagamento das mensalidades.

3. Defina regras para pagamento

Outra forma de reduzir a inadimplência escolar é por meio da definição de regras claras de pagamento da mensalidade no ato da matrícula. Ao estabelecer o contrato com os pais e responsáveis pelos seus alunos, é importante deixar claro o valor e as formas de pagamento que a sua instituição de ensino aceita.

Além disso, é importante explicitar quais são os prazos de vencimento estabelecidos e as punições e multas no caso de atrasos ou não pagamentos. Assim, você passa aos responsáveis todas as informações relevantes para que eles façam um planejamento financeiro familiar com antecedência.

4. Crie descontos de adimplência

Você pode criar descontos progressivos ou benefícios na próxima matrícula para as pessoas que fizerem o pagamento da mensalidade em dia. Inclusive, quem pagar antecipadamente pode ganhar cupons para a participação de uma espécie de sorteio mensal, no qual você pode oferecer uniformes ou livros, por exemplo.

Essa é uma forma de estimulá-los a continuar pagando as mensalidades em dia, mesmo em situações de dificuldade financeira.

5. Premie os bons pagadores

Seguindo a dica anterior, para acabar com a inadimplência escolar, você também pode criar um plano com pontuações anuais. Um exemplo de ação nesse sentido é o acúmulo de determinada quantidade de pontos para cada mensalidade paga em dia.

Você também pode criar pontos para alunos que tenham boas notas e não faltam às aulas. A união dessas ações permite que os pais e estudantes troquem esses pontos por benefícios ou premiações no fim do ano letivo. Esse prêmio pode ser a primeira mensalidade/matrícula do ano seguinte ou materiais escolares, por exemplo.

6. Automatize o processo e organize as informações

A utilização de softwares e sistemas de gestão pode gerar grande benefício em relação à redução da inadimplência escolar. Por meio dessas ferramentas, você permite que os pais e responsáveis gerem boletos no portal do aluno — é possível até mesmo que eles façam isso com boletos atrasados, facilitando o pagamento em caso de esquecimento.

Além disso, sistemas de gestão escolar permitem que você centralize todas as informações sobre os seus alunos em uma mesma plataforma. Isso possibilita acompanhar aqueles que estão inadimplentes e os que estão em dia com a mensalidade. Essa facilidade faz com que você crie planos de ação mais rápidos e efetivos no caso de inadimplência. E ainda acaba evitando que os atrasos se acumulem e gerem muitos juros, o que dificulta o pagamento.

7. Separe os alunos por grupos

Os seus alunos têm diferentes perfis, assim como orçamentos familiares distintos. Alguns alunos pagam a mensalidade sozinhos enquanto outros contam com a ajuda dos pais e assim por diante. Nesse contexto, existem aqueles alunos que atrasam o pagamento de maneira crônica, enquanto outros apresentam inadimplências esporádicas. Você também pode ter estudantes que têm dívidas maiores acumuladas por mais de um mês.

Uma boa gestão escolar é aquela que tem controle desses fatores, avaliando as particularidades de cada situação. Separar os alunos por grupos de tipo de inadimplência, valor da dívida, renda familiar e perfil de pagamento pode auxiliar na criação de negociações personalizadas para cada um desses diferentes grupos.

8. Crie roteiros de cobrança

Uma cobrança mal feita pode gerar problemas de relacionamento com os seus alunos e responsáveis por eles. Tendo isso em mente, criar um roteiro de cobrança é essencial para atuar de maneira efetiva no combate às inadimplências.

Não tenha medo de cobrar no caso de atrasos ou não pagamento. Porém, defina um responsável por esse processo e padronize a atividade. Crie métodos de cobrança de acordo com o perfil do aluno e o valor da dívida, assim como tempo de inadimplência.

Busque também entender o porquê do atraso e quem é o principal responsável pelo pagamento da mensalidade, conversando diretamente com essa pessoa. Tome o cuidado para realizar a cobrança de maneira pessoal e nunca exponha os seus estudantes em sala de aula.

9. Terceirize a cobrança dos atrasados

É comum que os pais venham até a direção da escola para conversar sobre mensalidades atrasadas. É claro que cada situação é única. A preocupação com o aluno deve ser equilibrada com as necessidades financeiras da escola. Uma vez que ela pode ir à falência se relevar a situação de todos.

Uma forma de não cair em tentações nesse sentido é terceirizando a cobrança das mensalidades atrasadas para um setor ou empresa específica, responsável apenas pelas questões financeiras da sua organização. Outra boa alternativa é usar um sistema de gestão financeira para fazer a cobrança automatizada, evitando que a relação pessoal prejudique o fluxo de caixa da sua instituição.

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10. Renegocie a dívida

Exigir o pagamento da dívida sem levar em consideração a realidade financeira atual da família é um processo extremamente ineficaz. Isso pode inclusive aumentar o seu índice de inadimplência escolar. Portanto, utilize ferramentas de renegociação da dívida com os alunos inadimplentes para aumentar a eficácia das suas ações.

Ofereça também mais de uma forma de pagamento — cartões de crédito, débito automático em conta, cheque ou boletos, por exemplo. Além disso, converse com o responsável pelo pagamento da dívida e ofereça a possibilidade de divisão do débito em parcelas que ele possa realmente pagar.

Dessa forma, você aumenta a probabilidade de receber o dinheiro, adaptando as condições de pagamento à realidade da família. Isso faz com que você evite processos judiciais futuros. Pois, além de prejudicar o seu relacionamento com os pais, são desgastantes e onerosos para a sua instituição.

Perguntas frequentes sobre a inadimplência escolar

Escola particular pode recusar matricula de aluno inadimplente?

Sim, instituições privadas de ensino podem se recusar a matricular alunos inadimplentes. Essa afirmação é comprovada no Art. Art. 5º da Lei 9.870/99 que versa sobre as anuidades escolares.

Art. 5º Os alunos já matriculados, salvo quando inadimplentes, terão direito à renovação das matrículas, observado o calendário escolar da instituição, o regimento da escola ou cláusula contratual.

Escolas particulares podem se recusar a aplicar provas ou reter documentos de alunos devedores?

Não. As escolas são proibidas de submeter o aluno ou os pais a qualquer tipo de constrangimento em virtude da falta de pagamentos. Veja o que diz o Art. 42º do Código de Defesa do Consumidor CDC Lei 8.078/90:

Art. 42. Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.

Já a Lei 9.870/99, que dispõe sobre o valor total das anuidades escolares em seu Art. 6º, estabelece que:

Art. 6º São proibidas a suspensão de provas escolares, a retenção de documentos escolares ou a aplicação de quaisquer outras penalidades pedagógicas por motivo de inadimplemento, sujeitando-se o contratante, no que couber, às sanções legais e administrativas, compatíveis com o Código de Defesa do Consumidor, e com os arts. 177 e 1.092 do Código Civil Brasileiro, caso a inadimplência perdure por mais de noventa dias.

Escolas privadas podem se negar a dar a transferência para alunos inadimplentes?

Não, escolas particulares não podem se negar a conceder quaisquer documentos necessários para a transferência do aluno para outras instituições de ensino. No entanto, a lei permite que se faça cobrança dos pagamentos em aberto, por meio de notificações, protestos ou ações judiciais.

O Art. 5º da 9.870/99 em seu parágrafo § 2o diz que os estabelecimentos de ensino fundamental, médio e superior deverão expedir, a qualquer tempo, os documentos de transferência de seus alunos, independentemente de sua adimplência ou da adoção de procedimentos legais de cobranças judiciais

A inadimplência escolar compromete profundamente o funcionamento da sua instituição de ensino — podendo levar, inclusive, à falência. Com essas ações simples, você pode melhorar a sua gestão financeira e reduzir drasticamente a inadimplência na sua escola. Dessa forma, você garante a saúde financeira e sucesso da sua instituição de ensino.

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