Gestão de mensalidade: 5 dicas de sucesso

Tempo de leitura: 7 minutos

É proprietário, diretor, coordenador ou secretário de uma escola particular? Então esse artigo foi feito para você! Listamos seis dicas infalíveis que ajudam você a tornar a gestão de mensalidade da sua instituição de ensino ainda mais eficiente. Boa leitura!

Gestão Escolar: tudo o que você precisa saber

1. Promova o diálogo com pais e alunos e negocie dívidas

Controlar mensalidades não é uma tarefa fácil. Ela exige organização e comprometimento no gerenciamento de fluxos de caixa, além de empatia com os responsáveis pelos seus alunos. É preciso agregar tudo!

Pensando nisso, nossa primeira dica relaciona-se com a abordagem. É importante que você mantenha um relacionamento harmonioso com os pagadores.

E nada melhor do que negociar formas de pagamento, data limite para a quitação da dívida e o modo de emissão de recibos e notas fiscais. Dessa maneira, você não só garante que a cobrança seja feita corretamente, como também evita atrasos e, até mesmo, inadimplência. Sem contar que é um meio eficaz de ganhar credibilidade.

2. Reúna os débitos de um mesmo responsável financeiro

Você já deve ter presenciado uma situação como essa: pais com mais de um filho na mesma escola. É um cenário bem comum, não é mesmo? E como facilitar a cobrança de débitos nesse caso? A resposta é: por meio da organização.

Agrupe os boletos desse responsável financeiro! Ao fazer isso, você facilita a vida de seus clientes, concentrando os débitos em um só lugar e reduzindo custos, já que a emissão de cada boleto é taxada.

3. Use a tecnologia para a gestão de mensalidade

Existe uma infinidade de softwares de gestão à nossa disposição. Por que não utilizá-los? Ferramentas como essas, de maneira geral, dispõem de uma série de recursos desenvolvidos especialmente para ajudá-lo a administrar negócios com eficiência.

Quando falamos em eficiência, não pensamos apenas em alcançar objetivos, mas também fazê-lo com menos recursos (humanos, orçamentários, financeiros, entre outros). E é exatamente isso que a tecnologia nos permite.

Não precisamos mais controlar manualmente informações, contas e pagamentos, nem depender de planilhas do Excel. Podemos agora usar os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning ou, em livre tradução para o português, sistema de gestão empresarial).

No mercado, existem sistemas de gestão voltados para a administração financeira de instituições de ensino. Além de organizarem suas informações, as plataformas geram cobranças e acompanham mensalidades, o que facilita o seu trabalho e economiza tempo.

Benefícios trazidos pelos sistemas de gestão online na gestão de mensalidade

Uma pesquisa do Capterra, realizada entre os dias 26 de agosto e 20 de dezembro do ano passado, revelou que 44% dos brasileiros que trabalham em pequenas empresas utilizam um ERP para o controle financeiro do negócio; 33% utilizam planilhas e 15% os softwares da empresa. Apenas 7% continuam a geri-lo manualmente, com papel e caneta.

O levantamento foi feito a partir de depoimentos de 380 funcionários de empresas de 23 setores, cada uma com um a 250 colaboradores no país. O número de pessoas que aderiram a sistemas online é grande e ainda tende a crescer nos próximos anos. E não à toa, uma vez que costumam ser muito vantajosos.

Confira a seguir os principais benefícios e funcionalidades de sistemas e plataformas online de gestão financeira!

  1. São fáceis de usar e poupam o tempo do usuário;
  2. Realizam a cobrança automática de mensalidades através de alertas e outras notificações;
  3. Possibilitam a negociação de débitos do aluno;
  4. Oferecem ambiente para a geração da segunda via do boleto bancário;
  5. Podem emitir documentos financeiros personalizados (como contratos, carnês, recibos e declarações de quitação de débitos);
  6. Registram as movimentações bancárias da instituição, permitindo uma boa gestão de caixa;
  7. Geram relatórios financeiros da sua escola.

4. Não se esqueça de enviar lembretes de pagamento

Evite desculpas e inadimplência! Crie o hábito de disparar lembretes em datas próximas ao vencimento dos débitos. Para isso, utilize aplicativos para o envio. Além de informarem os devedores de suas obrigações, eles permitem que o financeiro acompanhe se o pagador recebeu e leu a mensagem.

Temos certeza que, ao praticar isso, você fará um bom trabalho de gestão financeira na sua escola, além de evitar comentários como “esqueci” ou “pensei que já tinha pago”, desculpas antes recorrentes.

5. Cobre inadimplentes de modo automático

Essa tática também é usada para evitar a inadimplência, geralmente quando o tópico anterior não funciona da forma planejada.

Diferentemente do que muitos pensam, para realizar a cobrança, não é necessário ligar para os inadimplentes e torcer para que a situação seja resolvida. Há uma forma melhor e mais rápida de fazer isso: a cobrança automatizada.

Você deve estar pensando: “como posso implementar esse método para beneficiar o meu negócio?”. Nós explicamos. Vamos lá!

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Como funciona a cobrança automática na gestão de mensalidade

É bem simples: basta encontrar uma solução para enviar notificações aos responsáveis financeiros. Se há um débito em aberto, ele receberá uma mensagem pelo celular, informando-o da situação. Vencido o boleto, esse é atualizado automaticamente e inclui multa e juros. Cabe, então, ao devedor tomar providências.

6. Monitore periodicamente para melhorar a gestão de mensalidade

A última dica, que talvez seja a mais importante delas, é o monitoramento. E, aqui, não falamos de monitorar as mensalidades a cada dois, três meses. Não! É preciso realizar com frequência essa atividade.

Então, faça um planejamento, verifique os resultados e tome medidas corretivas! Afinal, se você não faz o acompanhamento de forma adequada, você não consegue gerir, de forma eficiente, o seu negócio, tampouco identificar o que está saindo como o esperado e aquilo que deve ser foco de alterações.

Próximos passos

Agora que você já sabe como tomar decisões financeiras mais assertivas, para garantir o equilíbrio entre entradas e saídas, é o momento de encontrar o melhor meio (sitemas, plataformas, etc.) mais adequado às suas necessidades. O Proesc pode ajudá-lo nessa jornada!

Sobre o Proesc

O Proesc.com é um sistema online de gestão para escolas e cursos. Oferecemos soluções integradas (e a preços acessíveis!) para as áreas: acadêmica, pedagógica, comercial e financeira.

Fornecemos, ainda, recursos para a cobrança automática de mensalidades por e-mail, SMS e portal de pais e alunos. Que saber mais e entender como tudo isso funciona na prática? Agende uma demonstração do Proesc.com (CLIQUE AQUI).

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