Sistema de gestão escolar online: vale a pena?

Tempo de leitura: 12 minutos

O que é um sistema de gestão escolar online?

Um sistema de gestão escolar online é uma ferramenta de apoio para os diretores, professores, coordenadores, pedagogos, gestores financeiros, pais e alunos. É um tipo de software que funciona na nuvem (servidores que funcionam 24 horas por dia). Pode ser acessado por celular, computador, notebook ou tablet.

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Estar à frente de um negócio é bastante desafiador, mas a gestão escolar é algo mais complexo. Afinal, além da responsabilidade de educar, cuidar e preparar pessoas para o futuro, o gestor de uma escola precisa, constantemente, encontrar formas de aumentar os lucros para manter a sustentabilidade do negócio. Mas será que um bom sistema de gestão escolar online ajuda o gestor a superar esses desafios?

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Alguns desafios da gestão escolar são a manutenção de uma imagem positiva da escola perante ao mercado e a luta contra a inadimplência escolar, problema que tem aumentado muito nos últimos anos.

Para o gestor escolar, o dilema frequente é: Como conquistar estes objetivos? É preciso, antes de mais nada, ter uma gestão mais focada em resultados. Além disso, é primordial melhorar a comunicação com pais, alunos e responsáveis, buscar soluções na própria comunidade e com os governos. Ou seja, encontrar formas criativas de resolver a situação para garantir a qualidade dos serviços oferecidos.

Investir em um sistema de gestão escolar online é meio caminho andado para o sucesso. Por isso, separamos aqui alguns motivos que mostram o quanto este tipo de ferramenta pode contribuir diretamente na redução da inadimplência e em uma melhor gestão. Continue a leitura e confira!

Quais são os benefícios de um sistema de gestão escolar online?

1. Aumente a segurança dos dados da escola

Por incrível que pareça, um sistema de gestão escolar online garante muito mais segurança e organização para seus dados. Isso é possível porque a plataforma é protegida por softwares desenvolvidos especialmente para este fim.

segurança dos dados

O conteúdo do sistema fica protegido na nuvem e só poderá ser acessado online com a senha e o login do administrador e de seus assessores. Ou seja, não existe o risco das informações mais importantes da escola caírem nas mãos de pessoas mal-intencionadas.

O acesso a esses dados pode ser restrito para pessoas determinadas, fornecendo ao gestor o controle absoluto dos dados escolares. Pense naquelas informações mais sigilosas, como as contas bancárias e balancetes de caixa. Com essa plataforma educacional, esses dados estarão protegidos com o suporte de um servidor.

A garantia de segurança se dá por meio de um sistema de senhas com criptografia.

2. Reduza os custos da sua escola

Uma boa gestão passa pela redução e melhor aproveitamento das receitas. Investindo em um sistema de gestão escolar online, cujo valor de aquisição é acessível, sobrará mais verba para aplicar no que realmente interessa — que é a melhoria da escola e da qualidade do atendimento aos alunos.

Com o investimento em uma ferramenta para gestão da educação de baixo custo mensal, o gestor escolar ainda pode criar um fundo de segurança para o caso de inadimplência na escola. Afinal, com mais dinheiro em caixa, a falta de pagamento de alguns alunos evitará danos tão profundos.

Um bom exemplo da economia gerada pela utilização do software é a redução da emissão e impressão de documentos, afinal, tudo pode ser acessado por meio da plataforma. Os gastos com papel diminuem, sem contar que a produtividade dos colaboradores aumenta com as facilidades que o sistema para gerenciamento de escolas oferece.

3. Gerencie sua escola de forma online

Um bom sistema de gestão escolar online desenvolvido com maestria garante maior organização dos dados e um acompanhamento em tempo real. Por meio de relatórios de resultados, o gestor poderá prevenir problemas e tomar decisões com mais agilidade e eficiência.

É possível acompanhar a performance do corpo docente, sua frequência, as faltas e até mesmo as tarefas que são atribuídas aos alunos. Pode-se  também elaborar um plano de carreira para os professores a partir de uma coleta de dados pelo sistema.

4. Otimize seu tempo

A maioria dos sistemas locais de gestão não oferecem mobilidade e nem relatórios inteligentes que possam ser agendados. Dessa forma, perde-se muito tempo para captar informações, sem agilizar a tomada de decisões e ampliando eventuais dispersões.

Contudo, apostando em um sistema de gestão escolar online, que permita acesso com mobilidade, sobraria tempo para trabalhar em ações e atividades que busquem maior lucratividade e na redução da inadimplência escolar, estabelecendo-se uma comunicação mais efetiva, por exemplo.

Os colaboradores trabalham com menos risco de erros e com incrível controle de tempo sobre suas atividades.

5. Otimize os recursos disponíveis

O software opera para que o gestor tenha o controle geral de todos os departamentos da instituição. Dessa forma, fica mais simples identificar quais setores precisam de maior investimento e quais estão gastando demais sem necessidade.

material da escola

Assim, será possível alinhar os recursos disponíveis, equilibrando os gastos com uma visão ampla e clara de todos os departamentos. Pense, por exemplo, no almoxarifado: com todos os dados inseridos e organizados pelo software, será possível antecipar-se ao abastecimento dos materiais necessários antes que faltem.

Conhecer o estoque da escola também é muito importante para evitar desperdícios e conseguir fazer previsões semestrais ou anuais dos demais gastos. Com essas informações, a escola poderá ainda buscar soluções para que as despesas sejam diminuídas e mais bem direcionadas.

6. Reduza a inadimplência escolar

O avanço ou diminuição das taxas de inadimplência na escola podem ser facilmente acompanhados com o uso de um sistema de gestão financeira para escolas. Como a lei não é clara sobre quais medidas a escola deve tomar, já que o aluno não pode ser impedido de assistir às aulas em caso de inadimplência, é necessário, pelo menos, entender esses números com exatidão.

inadimplencia escolar

O software permite a identificação imediata, liberando a escola para agir com rapidez e acompanhar o processo, com o objetivo de evitar possíveis retaliações dos pais dos alunos. Quando o problema for identificado, a escola poderá solicitar a presença daqueles responsáveis para uma reunião, a fim de sanar o problema da melhor maneira.

7. Otimize o marketing da escola

Além do corpo docente e discente da escola, é possível acompanhar as ações do setor de marketing. Em tempo real, você tem acesso a informações relacionadas à divulgação da instituição.

marketing-digital-escolas

É possível saber o número de visitantes da escola, quantas pessoas entram em contato buscando informações, entre outros pontos. Fica mais simples verificar o andamento das metas estabelecidas para o setor de divulgação e o que precisa ser modificado para alcançar os objetivos traçados.

8. Melhore a comunicação com alunos e responsáveis

Ao identificar rapidamente os problemas em diversos setores, a comunicação com os responsáveis pode ser feita imediatamente de forma que não existam contratempos mais críticos. Os informes a respeito de eventos, reuniões, convites e outros avisos podem ser realizados aos alunos e pais quase que instantaneamente.

Melhore a comunicação com os pais

O sistema de gestão escolar online também pode ser utilizado pelos pais para que acompanhem o andamento dos seus filhos na escola. É uma inovação que facilita a vida dos responsáveis, que ficam cientes da evolução dos filhos de onde estiverem.

9. Otimize o desempenho dos funcionários

Algumas tarefas poderiam levar bastante tempo para serem realizadas pelos gestores. A vida anda corrida demais e em todos os setores a produtividade é uma questão importante. Um software de gestão escolar online trabalha otimizando o desempenho e facilitando os processos da escola.

otimize o trabalho da escola

Por exemplo, com as informações já inseridas no sistema, fica muito mais fácil buscar os dados e o histórico de notas de um aluno. Com alguns cliques e em alguns segundos, a informação correta é exibida, podendo ser impressa. Muito mais simples para os funcionários, em vez de buscar arquivos antigos de papel.

Essa eficiência traz satisfação tanto para os colaboradores quanto para os responsáveis pelos alunos.

10. Integre todos os setores e evite retrabalho

Integrar os setores é fundamental para o bom funcionamento da escola. Às vezes, o problema de um aluno pode estar relacionado a questões indiretas, que precisam ser analisadas. Por exemplo, o excesso de notas baixas em determinada matéria pode estar ligado a um problema pedagógico ou simplesmente ao grande número de faltas.

Integração dos setores da escola

Essas informações podem ser facilmente consultadas e compreendidas por meio do programa de gerenciamento de escolas que funciona em nuvem. Uma visão globalizada ajuda na identificação e correção das falhas em variados processos.

11. Melhore a gestão financeira da escola

Gerir bem o setor financeiro é importante para que a escola se mantenha no mercado. O alto custo das mensalidades pode fazer com que os pais tirem os alunos da escola, o que se mostra prejudicial para a instituição.

Com o controle financeiro adequado, é possível fazer uma análise de custos detalhada e procurar as melhores formas de tornar as mensalidades acessíveis para os pais. É uma iniciativa que gera mais estabilidade para a escola.

12. Mais inovação para a escola

Ser uma instituição inovadora é, sem dúvidas, um diferencial no mercado. Como nem todas as escolas fazem um tipo de marketing focado nas suas inovações, será possível se destacar com os recursos modernos e as diversas facilidades proporcionadas por um software. Os sistemas se harmonizam à realidade de cada instituição.

Inovação na escola

O foco pode ser convertido nos processos internos para o cliente (nesse caso, pais e responsáveis), o que aumenta significativamente a fidelização à escola e diminui, por exemplo, o número de evasão escolar.

Vale a pena investir em um sistema de gestão escolar online?

Pode-se afirmar que um investimento em um sistema de gestão escolar online inteligente libera o gestor para perceber de forma mais eficaz quais as formas que mais se encaixam em sua realidade.

O avanço tecnológico aparece com inúmeras possibilidades digitais, que devem ser incorporadas à escola por serem ferramentas facilitadoras. Caso ainda não esteja convencido sobre esses benefícios, pense a respeito das vantagens que a mobilidade oferece a todos os envolvidos.

Hoje em dia, ter acesso a informações, independentemente do lugar de onde esteja, é fundamental para o controle e a organização de qualquer instituição. São muitas as tarefas a serem resolvidas no dia a dia de um gestor escolar. Por isso, com a ajuda de um software de gestão, a escola garante a celeridade em seus processos e muito mais eficiência.

Todos os relatórios podem ser emitidos com apenas alguns cliques e sem burocracia, o que facilita o gerenciamento. Essa flexibilidade é mais um ponto positivo para a instituição. Afinal, com os relatórios de resultados em mãos de forma mais rápida, é possível verificar com mais certeza que é possível fazer economias, oferecer descontos e manter os alunos na escola sempre com as mensalidades em dia.

Agora que você conferiu as vantagens de um sistema de gerenciamento de escolas e cursos, continue aprendendo e conheça também os 5 melhores sistemas para gestão financeira de escolas e cursos para o maior sucesso na sua gestão!

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