Aprenda a fazer um planejamento estratégico para sua escola

Tempo de leitura: 19 minutos

Você já deve ter escutado falar sobre planejamentos estratégicos criados para grandes e pequenas empresas. Mas, sabe como implementar esse processo na sua escola? Entende a importância dessa ação para o sucesso da sua instituição?

Apesar de possuir diversas particularidades na missão e funcionamento, uma escola também possui algumas necessidades semelhantes às de uma empresa. Você precisa controlar as finanças da instituição, definir objetivos e metas a curto e longo prazo e mensurar os resultados das suas ações.

Nesse ponto, um planejamento estratégico de qualidade pode ser o seu maior aliado! Leia este artigo e entenda como essa ação pode ajudar a sua escola!

O que é um planejamento estratégico?

Você tem uma série de metas e objetivos para a sua escola, mesmo que eles não estejam escritos em lugar algum. Além disso, você quer que ela tenha sucesso e atinja um certo patamar em determinado período e tempo, não é mesmo?

É aí que entra o planejamento estratégico para sua escola! Ele é um processo feito para acelerar sua instituição, traçando o caminho que deve ser percorrido para que você alcance as suas metas. Ou seja, ele é o detalhamento da jornada que você precisa seguir para atingir determinados objetivos, o que inclui processos que devem ser realizados, resultados a serem atingidos e diretrizes que precisam ser seguidas.

Por que criar um planejamento estratégico para sua escola?

A importância de um planejamento estratégico para grandes empresas é muito bem difundida. Porém, quando se fala em uma instituição de ensino, essa questão pode ficar um pouco enigmática.

Contar com um planejamento estratégico para sua escola é tão importante quanto qualquer outra instituição. Isso porque você tem o compromisso ético de fornecer uma formação de qualidade para os seus alunos. Portanto, é importante que sua escola possa contar com um plano estruturado e bem desenvolvido de forma a melhorar cada vez mais o ensino oferecido.

Além disso, o planejamento estratégico é um dos pilares de uma gestão de escolar de qualidade. Por meio desse processo, você é capaz de estipular metas de matrícula de alunos, desempenho de professores, entre outras. Além disso, você consegue estabelecer planos de ação eficazes para que você alcance os seus objetivos.

Por fim, mas não menos importante, ter um planejamento estratégico para sua escola permite que todos os colaboradores e professores se alinhem em torno de um mesmo objetivo.

Com ele, você é capaz de estabelecer uma cultura sólida para a sua instituição, propagando sua missão, visão e valores e permitindo que eles sejam internalizados por quem faz parte da escola. Dessa forma, todos direcionam os esforços para um mesmo lugar, potencializando seus resultados.

Quais os benefícios de um planejamento estratégico para sua escola?

Contar com um planejamento estratégico para sua escola gera uma série de benefícios para a instituição. Descubra alguns deles:

Gera clareza sobre os objetivos da escola

Ao criar um planejamento estratégico para sua escola, você passa a entender melhor quais são os objetivos e metas da sua escola. Eles devem ser formulados para servir de diretriz para os seus planos de ação e devem ser difundidos por toda a instituição.

Isso significa que, tanto você quando os seus colaboradores têm clareza da missão da instituição, do propósito de existência da escola e, dessa forma, passam a entender melhor qual o papel de cada um para atingir esse objetivo final. Além disso, sabem exatamente onde querem chegar e qual é o propósito do trabalho que estão realizando.

Embasa a tomada de decisão

Com o planejamento estratégico em mãos, você também é capaz de tomar decisões mais assertivas e embasadas sobre o futuro da sua escola. Afinal, essa ferramenta permite que você crie diretrizes e prioridades, estabelecendo um norte para a sua instituição.

Diante de um problema, um obstáculo ou uma decisão estratégica, que envolve uma série de variáveis, você possui clareza do que deve ser priorizado e quais aspectos você precisa levar em consideração na tomada de decisão. Portanto, você passa a contar com um suporte teórico e metodológico na hora de definir os próximos passos da sua instituição.

Aumenta o comprometimento e motivação da equipe

Mesmo sem um planejamento estratégico bem estruturado, sua escola já possui diretrizes, metas e objetivos. Porém, sem a clareza sobre quais são eles, o papel de cada um no processo e o porquê desses objetivos, sua equipe acaba não investindo o máximo de esforço no cumprimento das obrigações.

Porém, quando você introduz o planejamento estratégico, principalmente quando aliado da gestão à vista, você aumenta o comprometimento e motivação da equipe. Eles fazem parte do processo de criação de metas e objetivos e, dessa forma, assumem o compromisso de investir energia para atingi-los. Além disso, passam a se identificar mais com a missão, visão e valores da escola, o que também impacta positivamente nos resultados gerados.

Otimiza o tempo e recursos da sua instituição de ensino

Ao traçar uma jornada bem estruturada para os próximos anos de funcionamento da sua escola, você otimiza tanto o tempo dos seus colaboradores quanto os recursos humanos, financeiros e materiais da instituição.

Ou seja, você aprende a priorizar ações estratégicas e a reduzir processos e gastos que não estão alinhados aos objetivos da sua instituição. Dessa forma, evita o desperdício de tempo e recursos na sua instituição, otimizando a gestão da escola como um todo.

Como criar um planejamento estratégico para sua escola?

Diante de tantos benefícios, você pode ter ficado curioso para entender como criar um planejamento estratégico para sua escola, não é mesmo? Continue a leitura e entenda algumas dicas para criar um planejamento estratégico eficiente e de qualidade para a sua escola.

Estude o funcionamento atual da sua instituição

O primeiro passo para criar um planejamento estratégico para sua escola e começar a pensar no futuro da sua instituição de ensino é entender como você está hoje. Comece o processo realizando um diagnóstico completo e abrangente da sua instituição. Para isso, você pode mapear os seus processos e entender como sua escola funciona com detalhes.

Além disso, mensure os seus resultados atuais. Colete dados sobre o desempenho de alunos, professores, número de matrículas, reputação da sua marca, entre outros elementos. Analise essas informações e calcule indicadores que representem a sua situação atual.

Converse com os seus colaboradores

Outro ponto importante na hora de fazer o planejamento estratégico para sua escola é entender o ponto de vista dos seus colaboradores. Eles são um elemento-chave na análise da situação atual da sua escola e diagnóstico dos principais pontos de melhoria da instituição. Além disso, podem fornecer informações valiosas sobre a cultura que está sendo transmitida e o futuro que pretendem construir para a escola.

Aplique questionários e faça entrevistas com todos os seus colaboradores, incluindo professores, funcionários da limpeza e manutenção e equipe administrativa e pedagógica da escola. Além disso, você pode investir também em grupos de conversa para troca de ideias sobre a situação atual da escola e o que eles esperam sobre o futuro.

Não se esqueça de registrar todos os dados coletados e armazená-los em um local seguro, garantindo o sigilo do que foi dito pela sua equipe.

Pesquise a opinião de alunos e responsáveis

A opinião e vivência dos seus alunos também é essencial para que você crie um planejamento estratégico eficaz e alinhado com o que a sociedade espera da sua escola. Eles são o principal foco de todos os processos e atividades desenvolvidos pela sua instituição, o que significa que precisam ser levados em conta na hora de planejar o futuro da escola.

Portanto, também colete informações com alunos e responsáveis. Você pode marcar reuniões, pedir sugestões de melhoria, recolher relatos sobre as principais vivências dessas pessoas dentro da sua escola, entre outros. Você também pode aplicar questionários de satisfação com pais e alunos de modo a entender qual o posicionamento da sua escola hoje.

Aqui também é importante ter cuidado com o que foi coletado. O sigilo deve ser mantido sempre e, além disso, é importante armazenar essas informações para consultas futuras.

Entenda o mercado ao seu redor

O planejamento estratégico da sua escola precisa considerar todo o mercado ao redor. Caso contrário, você pode acabar com um planejamento idealista e sem aplicação prática no contexto no qual a sua instituição de ensino se insere.

Portanto, pesquise sobre a sociedade ao seu redor e as principais tendências econômicas e de metodologias para a educação. Tente identificar oportunidades e diferenciais da sua escola, assim como as principais ameaças.

Conheça seus concorrentes e busque entender como eles se posicionam, assim como o posicionamento da sua escola perante as outras instituições.

Conheça as metodologias disponíveis

O planejamento estratégico é uma ferramenta típica da administração de empresas. Dessa forma, na hora de elaborar um para a sua escola, é importante retomar algumas teorias científicas nesse aspecto para garantir a qualidade e aplicabilidade do seu planejamento.

Nesse ponto é importante que você saiba que existem diversas metodologias para a criação de um planejamento estratégico. Cada uma delas possui certas particularidades, assim como podem ser aplicadas em determinados contexto mais facilmente.

Um deles é o chamado Business Model Canvas. Ele consiste em uma ferramenta visual e organizada de criar um planejamento estratégica para empresas. Por meio dele, você pode fazer um mapa de qual é a proposta de valor da sua escola, principais recursos utilizados, canais de comunicação, processos-chave para o funcionamento, entre outros.

Outra metodologia muito utilizada é o BSC (Business Scorecard). O principal foco dessa metodologia são os resultados esperados, sendo que o planejamento pode ser feito de trás para frente — diante dos resultados que você quer atingir, quais são os elementos-chave da sua escola.

Essa segunda ferramenta também resulta em um mapa estratégico focado em 4 elementos principais: clientes, finanças, processos internos e desenvolvimento. Porém, dependendo dos seus objetivos, você pode acrescentar ou retirar elementos para que a metodologia se adeque melhor à sua realidade.

Ambas as metodologias fazem parte de uma gama de ferramentas que podem embasar seu planejamento estratégico. Elas vieram de empresas tradicionais e podem parecer muito complicadas à primeira vista. Porém, ao se aprofundar nessas ferramentas, você é capaz de adaptar metodologias à realidade e às necessidades da sua escola, de forma a criar um planejamento estratégico eficiente e eficaz.

Utilize ferramentas poderosas

Existem algumas ferramentas que podem ser suas grandes aliadas na hora de fazer o planejamento estratégico para sua escola. Elas permitem a reflexão, a visão da escola como um todo e a análise dos seus objetivos e meta, servindo como um embasamento para a criação do planejamento estratégico para sua escola. Confira:

Análise 360º

Você pode ter várias ideias de mudanças e inovações para a sua escola. Porém pode sentir dificuldades na hora de priorizá-las e entender quais são as melhores para você. É para isso que serve a análise 360º.

Ela é uma ferramenta utilizada para analisar cada uma das ideias e verificar a viabilidade e aplicabilidade dela. Com ela, você é capaz de visualizar os planos de ação propostos a partir de diversos ângulos e, com isso, tomar uma decisão assertiva sobre como formular e implementar o seu planejamento estratégico de forma eficiente.

Análise SWOT

A análise SWOT é uma ótima ferramenta para ser usada durante o diagnóstico da situação da sua escola. Ela consiste em uma matriz 4×4 na qual você insere as principais oportunidades, ameaças, pontos fortes e pontos fracos da sua instituição.

Dessa forma, você tem acesso a dados detalhados sobre o contexto interno e externo da sua escola. Além disso, é capaz de identificar os principais pontos de melhoria e o seu diferencial de mercado.

Forças de Porter

Essa ferramenta, concebida por Michel Porter, consiste em uma forma de analisar as 5 forças competitivas da sua escola diante do mercado. As 5 forças são:

  1. rivalidade entre concorrentes: focada no número de concorrentes que você possui e grau de agressividade da rivalidade entre vocês;
  2. poder de barganha dos clientes: consiste na análise do quanto os pais e responsáveis pelos seus alunos podem barganhar preços com a sua escola. Está muito ligada à primeira força, uma vez que quanto mais concorrentes, maior o poder de barganha;
  3. poder de barganha dos fornecedores: você precisa de recursos para que a sua escola funcione. Dependendo do tipo de fornecedor ou de materiais necessários, pode ser que os fornecedores cobrem preços excessivamente altos da sua instituição;
  4. ameaça de entrada de novos concorrentes: pode ser que surjam novas escolas com propostas semelhantes à sua, o que pode comprometer o número de alunos da sua instituição. Esse elemento é a 4º força de Porter e é chamado de ameaça de entrada de novos concorrentes;
  5. ameaça de produtos substitutos: as escolas precisam inovar a todo tempo para se manterem atuais e competitivas no mercado. Portanto, você precisa analisar a ameaça de surgirem novas metodologias de ensino mais eficazes do que as utilizadas pela sua instituição, de forma a se manter sempre atualizada e fornecendo um ensino de qualidade para os seus alunos.

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Essa é uma metodologia muito utilizada na hora de realizar planejamentos dos planos de ação a serem implementados no seu planejamento estratégico. Ela consiste em uma sigla para as 7 perguntas clássicas em inglês: why, what, where, when, who, how e how much.

  • Why (por que): é a sua diretriz e deve indicar o objetivo do processo a ser implementado ou modificado. Ela deve refletir as diretrizes do seu planejamento estratégico e estar alinhada a elas;
  • what (o que): indica o que deve ser feito, ou seja, todas as etapas que devem ser cumpridas para que o plano de ação saia do papel;
  • where (onde): indica em qual local o processo será realizado. Nela você deve deixar claro se é um plano de ação para ser implementado dentro da sala de aula, na sala dos professores, no seu departamento de gestão escolar, entre outras áreas da sua escola;
  • when (quando): é a pergunta que norteia o cronograma de implementação do plano de ação. Isso significa que você deve determinar uma data de início e término para o projeto, assim como para cada uma das etapas que o compõe;
  • who (quem): indica os responsáveis pela implementação do plano de ação, assim como todos que vão ter algum tipo de atuação no projeto;
  • how (como): esse é o momento de definir qual metodologia você vai utilizar para implementar o plano de ação;
  • how much (quanto custa): é preciso planejar também o orçamento a ser utilizado para cada um dos processos e planos de ação a serem implementados na sua escola.

Defina o seu trio missão-visão-valores

Você já deve ter percebido que, no todo do planejamento estratégico de grande corporações, você é capaz de identificar o trio missão-visão-valores dessa empresa. E, para a sua escola, a história não deve ser diferente.

Uma das primeiras diretrizes do planejamento estratégico da sua escola deve ser a definição desses elementos. Para isso é importante entender o que cada um deles significa:

  • missão: é o seu propósito, seu DNA, o que justifica a existência da sua escola;
  • visão consiste em onde você quer chegar em um período de tempo pré-determinado (pode ser 2, 3, 5, ou 10 anos);
  • valores são princípios, crenças, comportamentos dos quais você não pode abrir mão durante a sua trajetória. Ou seja, são os elementos que você deve levar consigo para atingir a sua visão.

Portanto, definir esses elementos é essencial para um planejamento estratégico coerente, tanto interna quanto externamente. Para isso, reflita com a sua equipe e busque encontrar uma missão-visão-valores compartilhados por todos. Acredite que, mesmo sem que você saiba, eles já estão presentes na sua escola.

Defina o cenário que pretende alcançar

Uma outra ação necessária na hora de criar um planejamento estratégico para sua escola é a definição do cenário que você pretende alcançar. Ele está muito ligado à visão e se refere à onde você quer que a sua escola esteja em 2, 5 e 10 anos.

Para isso, é necessário que você se reúna com a sua equipe e defina, junto com eles, o que todos esperam para a escola. Vocês querem ser a instituição de ensino mais inovadora da região? Ou talvez queiram ser a maior escola da cidade? Tudo isso deve ser incluído no cenário ideal do seu planejamento estratégico.

Crie metas e objetivos

Agora que você já definiu todas as diretrizes e idealizou o seu cenário ideal, é importante traduzir tudo isso para metas objetivas e mensuráveis. Afinal, só assim você é capaz de efetivamente acompanhar o desenvolvimento da sua instituição e avaliar se está trilhando o caminho que gostaria.

Portanto, defina indicadores-chave que vão servir de referência para a mensuração dos seus resultados. Todos eles devem estar alinhados ao seu planejamento estratégico como um todo e refletirem os seus objetivos.

Você também precisa estabelecer metas para cada um desses indicadores. Dessa forma, sabe o quanto precisa evoluir para atingir os seus objetivos de curto, médio e longo prazo.

Mensure resultados e flexibilize o planejamento

É importante que você entenda que o planejamento estratégico não é um documento fechado. Ele está sujeito à alterações ao longo do tempo. Afinal, sua escola e sociedade ao redor mudam constantemente, o que significa que você precisa estar sempre alinhado às necessidades e demandas dos seus alunos.

Portanto, mensure os seus resultados periodicamente e compare-os às metas pré-estabelecidas. Além disso, faça revisões no seu planejamento estratégico de forma a torná-lo sempre atual e coerente com o contexto no qual a escola está inserida.

Conte com um bom software de gestão

Um bom software de gestão pode ser o seu maior aliado na hora de criar e implementar o planejamento estratégico da sua escola, ele permite que você colete dados e analise-os com facilidade e eficiência.

Além disso, esse tipo de programa melhora a comunicação interna da escola, além de possibilitar um relacionamento de qualidade com pais e alunos. Além disso, ele pode servir como uma ponte para coletar dados dessas pessoas e aumentar a qualidade do diagnóstico da instituição e mensuração dos seus resultados.

Criar um planejamento estratégico para sua escola pode ser uma tarefa desafiadora, porém muito importante para o sucesso da instituição. Com essas dicas você está pronto para iniciar esse processo e garantir uma gestão escolar eficiente e uma educação de qualidade para os seus alunos.

Aproveite para ler também o nosso infográfico: PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA ESCOLAS E CURSOS.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA SUA ESCOLA

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