Escolas já são naturalmente agitadas ou cercadas de atividades importantes, e a época da rematrícula é um tempo onde tudo isso se intensifica. Além da necessidade de criar estratégias voltadas para o aluno, reforçando um ensino humanizado e de qualidade, é necessário, também, um olhar diferenciado diante do relacionamento com pais e responsáveis. De uma forma ou de outra, essa é uma questão que sempre deve ser pensada pela instituição com cuidado. Sabemos bem que, para além de práticas de ensino de excelência, uma instituição de ensino precisa de uma gestão qualificada e preparada para os desafios diários. Pensando nas especificidades e dilemas inerentes ao processo de rematrícula, elaboramos esse guia com cuidado para que você não perca alunos para a concorrência! Lembre-se que a preparação dos colaboradores é um grande diferencial nesse momento.

A importância do período de rematrícula em escolas

Não é exagero dizer que a sobrevivência de uma escola depende de um período de rematrícula bem-sucedido. Portanto, é essencial que haja toda uma mobilização das equipes em torno das funções associadas. Diferente de outros tipos de empresa, a escola tem um funcionamento muito próprio, que orbita sempre em torno do calendário anual. Por conta disso, é fundamental que um planejamento coerente seja realizado; que ele saia do papel e integre o trabalho da gestão escolar. Também cabe ao gestor apresentar uma flexibilidade conforme às necessidades do contexto da instituição. Além disso, deve-se também ter a capacidade de mudar as ações quando elas se mostram pouco efetivas. Lhe daremos dicas valiosas nesse texto, mas que devem ser aplicadas em acordo com a sua realidade e o contexto local. Afinal, muitas variáveis podem afetar esse planejamento e, por isso, não existe uma fórmula universal para conseguir a rematrícula. Por exemplo, se você percebe que a comunicação por telefone é mais efetiva no contato com os responsáveis, não adianta investir pesado em redes sociais e aplicativos. O bom gestor, principalmente em um ambiente imprevisível e mutável como a escola, não é aquele que sabe de cor as melhores teorias sobre administração e marketing. Mas sim aquele que compreende a realidade e os problemas locais e busca por soluções a partir dessas análises.

• ENTENDA AS CARACTERÍSTICAS DE UMA GESTÃO ESCOLAR DE QUALIDADE (Leitura sugerida)

No fim das contas, a criatividade será uma grande aliada nesse momento. Com as ideias que daremos a seguir, associado a esse perfil crítico e investigativo de liderança, você não terá problemas com o período da rematrícula!

As vantagens de investir em rematrículas

1. Acompanhar o crescimento dos alunos e favorecer a socialização

Quem já mudou alguma vez de escola sabe das dificuldades que normalmente acompanham essa situação. O período de adaptação tende a ser uma provação para muitos desses adolescentes, pois perdem uma rede de suporte que já tinham. Esse, inclusive, é um bom argumento a ser utilizado junto aos pais para justificar a permanência de seus filhos em uma instituição. Não é um apelo infundado, pois trata-se de uma situação que de fato causa impacto na formação e no desenvolvimento emocional do aluno. Obviamente, se há algum tipo de desconforto mais grave para o estudante, a gestão deve ter maturidade para reconhecer a situação e auxiliá-lo nesse momento de transição.

2.  Medir o sucesso da instituição de ensino e identificar problemas

O resultado desse processo em cada ano é um termômetro útil para avaliar a qualidade de sua entidade. Se tem havido uma grande evasão ou baixa permanência dos alunos, provavelmente, há algo de errado em alguma parte da engrenagem escolar. Caso existam deficiências nesse sentido, é crucial que um bom diagnóstico seja realizado e que um plano de ação seja elaborado pelos colaboradores.

3. Campanhas de rematrícula não exigem altos investimentos

O acesso a Internet por cada vez mais pessoas e a multiplicidade de mídias disponíveis, serão de grande ajuda na estratégia voltada para a rematrícula. Principalmente se você não tem o hábito ou o orçamento necessário para fazer uma grande campanha. O marketing deixou de ser pensado de forma massificada, onde o que importava era apenas a propagação de uma marca em grande escala. Com a identificação do público-alvo, e todos os predicados possíveis sobre ele, é concebível a realização de campanhas mais objetivas e ao mesmo tempo, mais eficazes. Por exemplo: é possível criar listas de e-mail que sejam encaminhados exclusivamente para os pais de alunos já matriculados, com conteúdos que tenham apelo direto e informações relevantes para o público-alvo. Uma visão ultrapassada de divulgação pode atrapalhar sua comunicação, pois tende a criar formas de interação inconvenientes e saturadas. De nada adianta lotar as caixas de e-mail dos pais  com chamadas para sua escola. Pelo contrário, isso tem o efeito de afastá-los da sua instituição. Ninguém gosta de ser incomodado com insistência em sua privacidade, e o e-mail faz parte desse espaço. Ferramentas modernas como os aplicativos de troca de mensagem podem ser muito úteis, mas ao mesmo tempo criar inconveniências para a instituição e para os clientes. Por essas razões, vale se inteirar sobre a forma mais adequada de aplicar a tecnologia a seu favor. Com bastante empenho e uma análise bem feita de suas conjunturas, você pode desenvolver uma campanha “simples”, mas que atinja seu objetivo: conquistar as rematrículas!

• 5 PASSOS PARA CRIAR UM BLOG PARA MINHA ESCOLA (Leitura sugerida)

4. Demonstre a importância que os alunos têm para sua instituição

Preocupar-se em trazer os alunos de volta, ano após ano, é mais do que um puro interesse financeiro. Você pode demonstrar através de sua campanha de rematrícula a preocupação que tem com cada estudante daquele espaço. Buscar entender suas dificuldades, e se possível, propor soluções, é uma forma não só de garantir clientes, mas também de cuidar daqueles a quem vocês se propõem a ensinar.

Como fazer uma campanha de rematrículas de maneira eficiente

Tenha uma meta de rematrículas

A criação de metas é uma forma eficaz de estimular sua equipe e de ter clareza sobre os objetivos esperados. É óbvio que existe uma vontade coletiva de que o máximo de rematrículas sejam conseguidas, mas traçar metas e objetivos acerca disso é uma ótima maneira de estimular sua equipe e de compreender como agir em relação a cada ano. As metas não devem ser algo fixo, ou que funcionem como mecanismo de intimidação dos funcionários. Algumas empresas tendem a fazer esse tipo de prática acreditando ser uma maneira eficaz de atingir resultados. Talvez esses resultados cheguem de fato, mas a que custo? Nesse sentido, é útil pensar nos problemas que podem ser trazidos pela falta dessas matrículas. Algo que fatalmente ocorrerá em todo ano, mas que nem sempre estamos preparados para lidar, ponto que abordaremos em seguida.

Tenha uma meta de corte

Este é um artifício menos utilizado, mas igualmente útil. Nem todos retornarão, então você precisa se preparar. Com ele, a gestão pode ter uma dimensão mais clara de como direcionar seus esforços e compreender que sempre haverá uma cota de pessoas que não retornarão. Isso ocorre por variadas razões, algumas delas são casuais e escapam da interferência da escola, enquanto outras dizem diretamente de problemas na estrutura escolar. Nesse sentido, vale tentar obter alguma informação sobre o motivo desses cortes. Essa informação ajudará a compreender quais são os pontos ou dilemas que devem ser trabalhados para  manter um espaço receptivo a todas e todos.

Reserve uma equipe somente para as rematrículas

A delegação de tarefas é um grande auxílio nesses momentos intempestivos. Quando há uma proliferação de pessoas responsáveis por várias tarefas indiscriminadamente, é possível que nenhuma delas sejam realizadas adequadamente. Ainda que não consiga designar pessoas que cuidem exclusivamente dessas atividades, é importante deixar claro quem serão os responsáveis por coordenar e executar as ações que envolvem a rematrícula.

• E-BOOK GRÁTIS: COMO CRIAR UM SETOR COMERCIAL PARA ESCOLAS PARTICULARES (Recomendamos essa leitura)

Capacite uma equipe de telemarketing

Uma equipe de telemarketing traz um alcance maior de sua mensagem para o público que deseja alcançar. É fundamental construir um time que saiba tratar os clientes com a delicadeza e perseverança necessária para o sucesso das negociações. Além da escolha em si dos profissionais, deve ser pactuado com o time qual será a abordagem utilizada. O discurso precisa estar bem alinhado e capaz de refletir quais são, efetivamente, as vantagens para que o estudante permaneça na instituição. Aqui, vale ressaltar que é importante identificar com clareza os pontos fortes e diferenciais de sua entidade e expô-los para o seu público-alvo. É inútil levantar uma imagem fictícia dos atrativos da empresa se ela não consegue corresponder com esse cenário prometido de fato. Provavelmente o efeito será o contrário do esperado. Quanto a isso, vale também ressaltar a importância da transparência em todas as comunicações com pais e estudantes.  Ressaltamos também que esse é um processo que deve ser construído ao longo de todo o ano.

Trabalhe a base de inadimplentes com propostas mais flexíveis

Existem outras formas de buscar o sustento financeiro da escola, que as vezes são negligenciadas pelas dificuldades envolvidas. Estamos falando aqui da busca pelo pagamento das mensalidades atrasadas de alguns alunos, situação comum em qualquer instituição de ensino privada. Vamos descrever aqui alguns pontos para se ter atenção quando o assunto é lidar com inadimplentes:

• crie um protocolo para o contato com os responsáveis;
• registre toda a negociação com cuidado, prazos combinados, datas e etc;
• designe uma equipe ou profissionais para realizar as cobranças;
• use da delicadeza e ética no trato com os clientes;

Invista em tecnologias de comunicação e informação

Como você sabe, o espaço escolar transcende as salas de aula e as provas. Para que tudo funcione bem, é necessário que haja também uma rede consolidada de comunicação e propaganda da empresa. Sobre a rematrícula, vale a pena reservar canais específicos para esse contato com os pais. Por exemplo: é possível disponibilizar linhas telefônicas exclusivas para as negociações e funcionários capacitados para tirar as dúvidas e formular propostas para manter os estudantes com você.

Tenha em mente que a qualidade da instituição é sua principal ferramenta

A forma mais eficaz e segura de manter os estudantes é proporcionar para todos que compõem o ambiente escolar um espaço de crescimento, respeitoso e de qualidade. Essa não é uma tarefa simples, e qualquer um que trabalha com educação tem dimensão da complexidade de trazer esse cenário ideal para os estudantes, professores e equipe administrativa. Apesar das dificuldades, é possível sim melhorar o ambiente escolar de forma a produzir o desejo dos pais de permanecerem investindo o dinheiro e futuro de seus filhos na instituição. O tipo de relação estabelecida pelos professores com os alunos, por exemplo,  é central para que esse tipo de adesão ocorra.

Desenvolva um saber qualificado sobre o papel da escola e acerca do seu público-alvo

Já faz parte do senso-comum a noção de que as escolas não são organizações separadas do resto da sociedade. Pelo contrário, elas existem sempre dentro de um determinado espaço histórico e geográfico. Ao mesmo tempo que elas compõem o ambiente onde estão, elas também são afetadas por esse meio, gerando trocas frutíferas para ambos os lados. Ter essa compreensão no cerne da estrutura escolar é fundamental para criar um espaço atrativo e convidativo para os alunos. Da mesma forma, é muito útil saber, efetivamente, quem são os pais e responsáveis por eles. Assim como os jovens, esses pais não são uma massa homogênea de pessoas. Suas necessidades e hábitos são díspares. Conhecer um pouco mais sobre a vida dessas pessoas te dará muito mais segurança para investir no que for necessário para mantê-los vinculados a sua empresa. Novamente, não se trata aqui de um marketing barato, mas sim de implicar a escola nas transformações necessárias para que as pessoas encontrem ali um espaço não só de aprendizado, mas também de conforto e crescimento pessoal. Obviamente, o colégio não dá conta e nem deve se propor a resolver todos os problemas dos estudantes. Existe um limite acerca disso, que nem sempre é claro. Debruçar-se realmente sobre as questões dessas pessoas pode ser trabalhoso, mas os resultados são incríveis! Sem falar que esse deve ser é um compromisso ético de qualquer instituição que pretenda formar indivíduos. Por mais objetivo que se pretenda ser, o ensino acaba por ultrapassar a simples transmissão de conhecimento e alcança, mesmo sem querer, esses aspectos das pessoas e da cidade. Trabalhar no sentido de propiciar uma experiência cada vez mais confortável e alinhada às demandas dos alunos, além de contribuir em muito para o desenvolvimento da sociedade, também é garantia da fidelidade dessas famílias. Para fazer esse diagnóstico, é necessário mais do que uma observação cuidadosa. Você pode desenvolver instrumentos que sirvam justamente a esse fim, é o que trataremos no próximo ponto.

Conheça algumas dicas de ideias objetivas para favorecer as rematrículas

Desenvolva instrumentos de pesquisa

Além da boa vontade e do interesse em conhecer seu público-alvo, existem formas objetivas de obter esse saber e de transformá-los em dados objetivamente. Se a sua escola não faz uso de pesquisas ou similares com os que a frequentam, pode ser a hora de repensar essa metodologia!

• GUIA COMPLETO DA RETENÇÃO DE ALUNOS PARA ESCOLAS E CURSOS (Confira esse guia)

Novamente, esse tipo de ação não pode ser feita de modo impensado. Se vocês possuem o orçamento para isso, não hesite em contratar uma empresa externa para realizar pesquisas, mesmo que pontuais, entre o corpo escolar. Caso resolvem desenvolver os instrumentos entre sua própria equipe, leve em conta os seguintes pontos:

• crie instrumentos pequenos, sem muitas perguntas para não cansar o entrevistado;
• deixe claro que se tratam de pesquisas anônimas, cujos fins serão apenas para conhecimento interno e melhorias do colégio;
• saiba realizá-las em momentos que não atrapalhem a rotina dos estudantes;
• tenha clareza sobre o que você quer identificar, isso será muito útil na hora de formular as perguntas;
• caso tenha muitos questionamentos e áreas a serem investigadas, é conveniente dividir o instrumento em partes diferentes para facilitar o processo;
• não entreviste apenas pais e alunos, leve essas pesquisas também aos professores e equipe administrativa, se possível crie instrumentos voltados exclusivamente para compreender também as suas demandas.

Demonstre preocupação com as demandas individuais de cada estudante

Nada pior do que sentir que você está sendo tratado com indiferença pelo lugar que deveria acolher suas necessidades. Pelo grande volume de alunos, mesmo que não seja essa a intenção, muitos institutos acabam por oferecer um atendimento massificado às pessoas, perdendo de vista as peculiaridades de cada contexto pessoal. Algumas grandes e renomadas redes de ensino acabam por cair nesse engano e afastam alguns estudantes de terem vontade de habitar a escola. Mesmo que haja um time com os melhores professores e recursos tecnológicos disponíveis, nada disso adianta se não houver uma atenção com as particularidades das pessoas.

Invista em um sistema de gestão escolar

Uma forma segura de gerenciar os processos de rematrícula aqui descritos e de poupar muito trabalho é a adoção de um programa de gestão que atenda as necessidades de sua instituição. Algumas empresas se recusam a fazê-lo e acabam por pagar as consequências desse “atraso”. As tabelas do Excel e programas similares são úteis, mas até certo ponto. Existem transações, registros e cálculos importantes que podem ser feitos num piscar de olhos com a ajuda de um software assim. De fato, a implementação de um instrumento como esse requer alguns investimentos por parte da instituição, um dos motivos principais pelos quais algumas escolas preferem não optar por utilizá-los. Esse investimento não é apenas financeiro, mas exige que haja uma disposição desse ambiente em se reorganizar em favor de formas mais eficazes de gestão. Infelizmente, essa é uma situação que certas entidades preferem evitar e não se modernizam consequentemente.

Lembre-se do poder dos encontros presenciais

Obviamente a Internet e as mídias digitais são grandes amigas para quem deseja criar uma boa campanha de rematrícula e necessárias para a escola de maneira geral. Entretanto, não se esqueça também dos bons e velhos encontros presenciais como forma de trazer seus alunos de volta no próximo ano! São momentos assim que podem fazer a diferença para fechar um contrato. Tudo é diferente no olho-a-olho, por isso vale também preparar sua equipe de marketing também para criar esses momentos. Essas conversas podem ocorrer nos períodos de reunião de pais e professores, ou em outros eventos que contam com a presença deles na escola. Convidá-los para ir até a instituição apenas para fazer propaganda pode ser um pouco indelicado.

• COMO FAZER UMA GESTÃO EFICIENTE DA MATRÍCULA ESCOLAR? (Conheça os segredos de uma gestão de matrículas eficiente!)

Ofereça descontos e vantagens para quem fizer a matrícula novamente

Essa é uma arma bastante efetiva. Quem não gosta de receber um desconto e pagar menos no que esperava pagar mais? Nesse caso, você pode usar como critério oferecer vantagens maiores para aqueles que se propõem a fechar os contratos até determinada data, ou então leve descontos maiores para os primeiros pais a fazerem esse movimento. É claro que um brinde ou algo do tipo não será o elemento decisivo nesse tipo de escolha, mas pode conquistar a simpatia daqueles que você pretende trazer de volta. Ninguém gosta de ter a sensação de que está sendo comprado, e o consumidor é cada vez mais inteligente no que tange as negociações e seus direitos. Como você pode ver, não depende apenas de um fator o favorecimento das rematrículas. Ainda assim, também são visíveis as possibilidades de intervenção para promover um espaço cada vez mais acolhedor para todos que ali convivem de alguma forma. Desnecessário dizer que existe hoje uma oferta muito grande de escolas e redes de ensino. Por isso você deve garantir que a sua não seja só mais uma entre muitas. De fato, o único jeito de garantir a permanência dos alunos, ano após ano, é garantir que sua escolha tenha qualidade em todos os níveis possíveis. Esse não é um desafio simples, mas certamente mais viável se considerar alguns dos pontos que abordamos aqui. O bom funcionamento de uma escola depende da organização minuciosa do cronograma anual. Essa época de rematrícula é um dos períodos mais cruciais do ciclo, merecendo toda a atenção de sua equipe. O que você achou desse post? Esperamos que tenha gostado das dicas voltadas para o  período da rematrícula! Leve esse conhecimento a outros lugares compartilhando o post em suas redes sociais! Aproveite também para assistir grátis o webinar que vai ajudar sua instituição de ensino com estratégias para reter os alunos nesse período de pandemia:

Assine a newsletter do Proesc

Se essas informações sobre o período de rematrícula escolar foram úteis para você, assine a newsletter do Proesc e receba conteúdos, dicas e novidades do mundo educacional! LEITURAS RECOMENDADAS: Matrícula digital: economia para a secretaria de educação Gestão da secretaria escolar: O Proesc é especialista E-book: Checklist de matrículas Como o Ciranda do ABC otimizou em 80% o processo de matrículas com o Proesc Aproveite e curta também o nosso Facebook, siga-nos no Twitter e no Instagram e acompanhe nosso canal no Youtube! Para curtir o Proesc no Facebook, é só clicar no botão Like Page a seguir.