Como cobrar mensalidades atrasadas em escolas particulares

Tempo de leitura: 21 minutos

Cobrar mensalidades atrasadas é uma tarefa ingrata, mas necessária em todas as escolas particulares. Apesar de ser um problema inevitável, será que as instituições estão preparadas para enfrentá-lo?

Mais do que um trabalho de insistência, é fundamental construir uma cadeia de estratégias que acompanhem todo o processo. Desde formular e instaurar medidas preventivas até a execução das ações legais cabíveis, caso se esgotem as alternativas.

Na maior parte das vezes, a cobrança será responsabilidade da escola e, por isso, vale conhecer os princípios que discutiremos aqui para afinar a prática da equipe designada a tal fim. Com esforço e técnica é possível receber o dinheiro dos inadimplentes, sem constranger os alunos ou recorrer a métodos questionáveis de negociação.

Lembre-se que construir uma rede de recuperação das dívidas envolve a coordenação de diferentes atores e um aparelho de comunicação eficiente. Desse modo, utilizar um sistema de gestão escolar pode ser uma mão na roda na hora de cobrar mensalidades atrasadas de escolas particulares, como falaremos no fim do texto.

Leia essas informações com cuidado. Apostamos que encontrará pelo menos um ponto a ser melhorado no contexto de sua própria escola. Vamos lá?

Estabeleça um documento padrão de procedimentos para combater a inadimplência

Antes de tudo, é importante que seja esclarecido, em detalhes, o procedimento padrão a ser feito no caso de dívidas. Existem algumas formas práticas de obter retornos de seus credores e a primeira delas é estabelecer esse protocolo de ações a ser desencadeado com agilidade.

Nesse caso, quanto mais objetivas e descritivas forem as ações estipuladas, mais eficiente será seu programa de cobrança de mensalidades. Aqui vai um pequeno passo-a-passo do tipo de instruções que podem ser contidas no protocolo:

  • faça uma ligação para a pessoa e registre o motivo da falta de pagamento, é possível que a causa tenha sido justamente um esquecimento, de forma que só tomar essa atitude já pode resolver a situação;
  • nessa ligação, faça questão de acertar um dia para o pagamento, de preferência nos próximos dias e faça um registro da data combinada;
  • por último, vale mandar um e-mail para o cliente logo antes do dia, lembrando-o do compromisso firmado

Registre toda a comunicação de maneira organizada

Um elemento crucial, que deve ser ser efetuado perfeitamente pelos funcionários é o registro de todas as conversações realizadas. Desnecessário dizer que é ilegal gravar as conversações, mesmo dos clientes mais atrasados. Ainda sim, é possível fazer uma anotação detalhada dos dados relevantes.

Nesse caso, é importante registrar o dia e a hora da conversa, além das negociações e chances que foram dadas. Se possível, tenha tudo isso organizado em um perfil de cada cliente. Lembre-se que tais perfis e informações são sigilosos, e devem ser acessados apenas por quem compete fazer a negociação.

Para isso, ter o auxílio de um sistema de gestão escolar é de grande ajuda e trás inúmeros benefícios. Com eles, é possível eliminar os erros e fazer um monitoramento detalhado de cada transição.

Defina canais de comunicação eficazes

A facilidade do acesso aos seus atendentes pode ser o verdadeiro diferencial entre receber ou não um pagamento. Mais importante do que ter uma pluralidade de canais é garantir a eficácia e a confiabilidade daqueles que você decide construir para os clientes.

Por exemplo, caso ofereça números telefônicas, tenha sempre atendentes disponíveis e prontos para esclarecer as dúvidas dos clientes com prontidão, gentileza e educação. Um clássico erro desses artifícios, comuns em grandes instituições, é colocar clientes em longas esperas ou sistemas de resposta automática ineficientes.

Caso o cliente manifeste o desejo de conversar sobre a dívida, você deve colocá-lo em contato um atendente humano o mais rápido o possível. É fácil eliminar o problema, disponibilizando linhas de telefone específicas para os fins de negociação.

A eficiência sempre deve ser preferida em relação a multiplicidade de canais. Ter muitas redes sociais, por exemplo, pode ser uma cilada. De que adianta ter um perfil registrado em todos os domínios se muitos deles são inabitados?

Você já deve ter tido a experiência de entrar em uma rede social de determinada companhia e sentir que ela estava ali as moscas, sem nenhum acesso. Não é desanimador quando isso ocorre?

Ao contrário de transparecer eficiência e abertura para comunicação, o efeito de ter tantos pontos assim pode ser justamente o contrário. Os clientes ficam com uma sensação de que não há um compromisso verdadeiro em estar ali junto a eles, mas apenas de acumular o máximo de redes possíveis e fingir proximidade.

Vale ressaltar os espaços onde serão realizadas essas interações devem ser bem definidos, não misturá-los com as outras formas de comunicação é uma maneira de preservar tanto a instituição quanto os clientes.

Tenha um departamento responsável por cobrar mensalidades atrasadas

Um ganho ocorre quando há uma definição clara de quem será responsável por cada tarefa. Quando não existem essas definições, elas tendem a se acumular ou não serem bem executadas. Como a questão das mensalidades atrasadas afeta diretamente o caixa de uma escola particular, nem é preciso dizer que isso deve ser prioridade nas atividades.

Ainda que você não tenha funcionários designados exclusivamente para as cobranças, é fundamental localizar no organograma quem são as pessoas responsáveis pela comunicação com os credores, negociação das dívidas, documentação de todo o processo e etc.

Existe uma recomendação comum de que a pessoa responsável pela cobrança direta desses débitos não deve ser a mesma que mantém um contato constante com os pais e alunos. Não se trata de uma regra, mas pode ser uma boa ideia fazer assim pois evitaria situações de constrangimentos para ambos os lados.

Tenha as transações da escola bem documentadas e acessíveis

Organização é um elemento fundamental para o controle da economia de qualquer companhia. Isso significa que o fluxo de informações deve ser claro e acessível para as pessoas que o concernem.

Assim como deve haver uma discriminação clara de quem fará o papel da cobrança e da negociação, também recomenda-se que haja alguém responsável pelo papel de arquivamento e documentação da parte financeira de toda a operação.

Novamente, não é imperativo que exista uma pessoa exclusiva para tal função, ela pode se mesclar com outras competências do setor financeiro. Exige-se, portanto, que haja uma organização clara de quem fará esse trabalho.

É um pilar importante de toda uma estratégia de redução de prejuízos, sendo estabelecida antes mesmo de que as dívidas ocorram. Ao contrário de transparecer eficiência e abertura para comunicação, o efeito de ter tantas redes assim pode ser justamente o contrário.

Os clientes ficam com uma sensação de que não há um compromisso verdadeiro em estar ali junto a eles, mas apenas em acumular o máximo de contatos possíveis e transparecer tal imagem.

Ofereça formas facilitadas de pagamento

Após esse primeiro contato, preferencialmente pelo telefone, devidamente  registrado, você pode oferecer algumas outras alternativas. A mais comum é a possibilidade de dividir a dívida em parcelas com poucos ou sem juros. Nesse momento, ter uma equipe eficiente no financeiro é essencial para explicar ao cliente, de maneira simples, como ele pode resolver sua dívida sem pesar no bolso.

A possibilidade de parcelamento é uma grande ferramenta que contempla as necessidades tanto dos clientes quanto das instituições escolares. É possível fazer um cálculo de juros que não deixe passar impune o tempo passado, através de uma pequena multa, mas também deixando claro para o cliente que o interesse da instituição é facilitar o seu pagamento e a continuidade da parceria entre os dois polos.

Outra saída é o oferecimento de descontos ou abatimento parcial na dívida, como forma de garantir o recebimento desses valores. Tudo isso deve ser feito com muito cuidado, preferencialmente acompanhados de alguém com conhecimento técnico sobre economia e finanças. Fazer essas transações a revelia desse tipo de conhecimento pode ter consequências negativas, tanto no sentido de perder dinheiro por leniência

Lembre-se que as pessoas com quem se negocia não são clientes de uma única compra, muitas das vezes acompanhando a escola por anos, sendo importante construir uma relação transparente e respeitosa para a manutenção dessa parceria.

Esclareça as consequências com clareza

Se o cliente ainda se recusar a pagar os valores, é recomendado que as consequências dessa quebra de contrato lhe sejam informadas, na verdade relembradas. Na conversa você pode ressaltar que as implicações de não cumprir com o compromisso se agravam com o tempo, gerando problemas e impedimentos para o inadimplente.

Caso não saiba, é possível que a escola disponha o nome do credor nas listas de proteção ao crédito, impedindo-o de fazer novos gastos. Nesse momento, também é possível também relembrar, com educação, que os gastos para garantir uma infraestrutura escolar não são poucos, exigindo um investimento constante da instituição para mantê-la.

É crucial que recado seja dado com clareza, mas não custa relembrar que nenhuma prática vexatória nesse sentido é aceitável, principalmente contra os alunos da instituição. É o que abordaremos no próximo ponto.

Nunca cause constrangimento aos alunos

Além de antiético, é expressamente proibido, por lei, fazer cobrança vexatórias sobre alunos em uma instituição de ensino para receber pagamentos.

Essa prática é sancionada pela lei de número 9870 (mais especificamente no artigo sexto), que descreve os comportamentos inadequados e as punições correspondentes para quem os pratica. Qualquer tipo de insinuação nesse sentido, mesmo que não seja feita explicitamente, pode acarretar em prejuízos legais e financeiros para a instituição.

Por exemplo, ações como impedir que os alunos filhos de pais inadimplentes participem de determinadas atividades ou façam provas são ações que ilustram esse comportamento criminoso.

Portanto, faz-se necessário construir um protocolo que não envolva a participação desses estudantes de forma alguma. Independente do que ocorre no seio familiar, isso não deve atrapalhar a experiência acadêmica do indivíduo. Esse é um compromisso que está na missão de qualquer instituição de educação: preservar a dignidade e oferecer um terreno seguro de crescimento para os alunos.

Caso uma transferência ou interrompimento da matrícula seja efetivamente necessário, certifique-se que isso seja feito respeitosamente com cada pessoa. Se possível, evite interromper a participação dos alunos meio de um semestre ou ano letivo, pois pode trazer problemas de adaptação que são comuns em tais processos.

Além da legislação específica sobre cobranças de mensalidade com os alunos, o código de defesa do consumidor também protege os pais de qualquer tipo de exposição vexatória. Faz sentido que existam tantos aparatos legais, já que as práticas abusivas ainda são frequentes e até mesmo naturalizadas em muitos lugares.

Entretanto, saiba que as instituições de ensino não estão desamparadas judicialmente. É um direito e prerrogativa da escola não aceitar a renovação da matrícula de um estudante para o próximo ciclo letivo, além da possibilidade de iniciar as medidas jurídicas cabíveis para obter o pagamento firmado.

Entenda as normas de pagamento e regulação de dívidas

Existe todo um ordenamento legal que orienta tanto os pais como a administração da escola como forma de evitar problemas ambos os lados. O primeiro ponto é compreender que, a partir do contrato firmado com a escola, é dever dos pais pagar as mensalidades com regularidade e sem atrasos. O que sair desse escopo já pode ser considerado como uma falta com as pactuações feitas em comum acordo.

Existe um processo longo para acertar juridicamente a inadimplência. Por isso, recomenda-se que todas as alternativas sejam tentadas antes de recorrer a tais canais. É possível que o dinheiro seja recebido eventualmente com a interferência jurídica, mas isso ocorrerá com um tempo longo após tais negociações, se é que ocorrerá.

Como funciona a prescrição das inadimplências escolares?

No Brasil, existe uma regulamentação sobre o “caducar” das dívidas em geral, independente de qual seja a origem ou tipificação do débito. Esse prazo é de cinco anos. Na prática, significa que após esse tempo a escola não pode mais exigir medidas legais para o pagamento.

Também implica que o nome da pessoa será retirado das listas de proteção ao crédito, significando que ela não terá mais o “nome sujo”. Isso não significa que a dívida deixou de existir. Ela ainda poderá ser paga, e é direito também da instituição continuar negando a prestação de serviço para os devedores.

Os cinco anos também são o prazo que a instituição escolar tem para recorrer judicialmente sobre alguma dívida. Caso ela não faça isso nesse tempo, uma ação legal não poderá ser aberta depois.

Pode haver penhoramento de bens por conta de mensalidades atrasadas?

Sim. Essa é uma possibilidade real dentro dos trâmites processuais. Vale dizer que não é uma decisão da escola que tal medida seja efetuada. Primeiro deve ocorrer um pedido do advogado que representa a escola. Então, o juiz responsável pela avaliação do caso é quem determinará se isso ocorrerá ou não.

De qualquer forma, o penhor dos bens só ocorrerá no final de todo o processo jurídico. Antes disso, não ocorrerá nenhuma interferência direta. O indivíduo acusado será intimado a participar de audiências, que contarão com a presença de um representante legal da escola e também de um advogado de defesa para o inadimplente.

Para que a negociação ocorra da melhor forma, é interessante que você e a equipe responsável saibam exatamente quais são as obrigações e os limites de cada parte nessa negociação comercial.

Ter tais princípios em mente não é uma forma de gentileza ou doação, mas sim um artifício  para garantir transparência e velocidade nas negociações. Inclusive, o corpo administrativo não deve ter vergonha de executar essa função, é sobre o que comentaremos no próximo tópico.

Entenda que cobrar não é desrespeitoso, pois é essencial para a sobrevivência da escola

De maneira nenhuma deve haver constrangimento por parte da equipe escolar em fazer as cobranças. Manter uma instituição funcionando ao longo do ano exige que inúmeros investimentos sejam feitos ininterruptamente.

Qualquer desfalque no caixa pode acarretar em consequências danosas, principalmente para os alunos, isso tudo pode ser informado de maneira educada nas comunicações com os inadimplentes.

É compromisso da escola manter uma instituição que contemple as necessidades e não deixe faltar nada para os estudantes que acolhe. Nos momentos em que muitos pais acabam por não pagar as dívidas realizadas, todos perdem com isso.

Para além dos alunos, há também profissionais que trabalham nas escolas: professores, funcionários do setor administrativo, serviços gerais e etc. Todas essas pessoas podem sair prejudicadas caso haja irresponsabilidades dos credores.

Use da sutileza na negociação

Tomar uma postura agressiva em tais situações só tende a piorar as coisas. Recomenda-se aqui o uso da gentileza e sutileza em todas as suas formas. Como argumentamos, a comunicação é um fator central nesse momento, podendo realmente ser a responsável pelo rompimento ou prosseguimento de uma relação

Por exemplo, em muitos casos, apelar para o judiciário de fato é uma forma efetiva de recuperar o dinheiro perdido, mas será que as consequências valem a pena? Muitas das famílias que não conseguem pagar a educação dos filhos o fazem por dificuldades econômicas reais, e não por uma má vontade com a instituição. Por isso, pode valer mais a pena trata-los como aliados do que como inimigos.

Isso não torna a situação justificável, mas te ajuda a abordá-la de uma maneira mais madura. Vale lembrar que, agir de uma maneira confrontativa pode afastar ainda mais os pais da sua instituição, postergando ainda mais o recebimento das mensalidades.

Busque ações legais quando necessário

Existem muitas formas de acessar seus clientes e negociar a dívida, caso nenhuma delas seja possível, de fato é necessário buscar o judiciário para intervir na questão. Um primeiro passo é buscar o advogado que representa a sua instituição, lembrando do valor de se ter um profissional com esse fim trabalhando para qualquer escola. Ele será o responsável pelos encaminhamentos jurídicos necessários para ordenar a cobrança por tais  meios.

Importante ter em mente que entrar com a ação judicial deve ser o último recurso. Infelizmente, todos sabem da ineficiência e lentidão do ordenamento jurídico. Desse modo, não é muito vantajoso para as finanças da escola ter que esperar meses, possivelmente anos, para obter o valor integralmente.

Tome medidas preventivas

Para não ter que chegar nas vias legais, existem uma série de ações que podem ser tomadas preventivamente e evitar os prejuízos com mensalidades atrasadas. Aqui vai uma lista delas:

Informe pontos importantes nas primeiras negociações

É comum que as escolas particulares tendem seduzir os pais de toda as formas, assim como também acontece de muitos pais não lerem com atenção os contratos assinados. Portanto, vale trabalhar nos dois aspectos dessa relação.

Obviamente, o time de marketing deve fazer um trabalho de atrair clientes que tenham interesse de matricular seus filhos na escola. Mas, lembre-se que isso não deve ser feito a qualquer custo.  O número de inadimplentes têm crescido com o passar dos anos. Uma forma de evitá-los é justamente usar da honestidade e esclarecer os pormenores e a seriedade do compromisso em adotar a sua escola como lugar para educação dos filhos.

Mantenha uma comunicação de qualidade os pais em todos os momentos

Algumas escolas particulares são conhecidas por bater a porta das famílias apenas quando as mensalidades não estão sendo pagas. Esse é um comportamento que compreensivelmente irrita os pais e só os afasta de manter com os compromissos com a instituição em dia.

Sendo assim, é imperativo que exista um fluxo constante de acompanhamento e conversa com as famílias dos alunos. É importante que eles sintam que a escola se preocupe com o desenvolvimento de seus estudantes na mesma medida que quer receber os pagamentos das mensalidades.

Adote ferramentas de gestão escolar

Um último ponto a ser explorado é o desenvolvimento de artifícios que facilitem o trabalho do mapeamento e liquidação das dívidas. É necessário ter clareza e exatidão sobre os valores faltantes. Nesse sentido, o mão-de-obra humana pode ser insuficiente ou imperfeita, principalmente em instituições de grande porte.

Mesmo as pequenas escolas particulares tem muito a ganhar ao desenvolver tais ferramentas. Abra mão do excel!  Tais tabelas servem apenas para manter uma notação dos valores, mas não te possibilitam ter um controle eficaz e detalhado das operações. Apesar de sua utilidade para alguns propósitos básicos, ele acaba não tendo a tecnologia específica utilizada por softwares voltados para escolas.

A seguir vamos listar algumas vantagens de adotar sistemas de gestão financeiros e escolares:

  • agende a entrega de e-mails de cobrança e outras mensagens úteis para os pais;
  • mantêm um controle atualizado e detalhado do fluxo de caixa;
  • emite relatórios para diversos fins;
  • tenha acesso a informação em qualquer lugar pelo compartilhamento em nuvem;
  • arquiva o histórico de cada aluno em um mesmo lugar;

Como pode ver, cobrar dívidas de mensalidade é uma tarefa bastante complexa, que envolve processos de diferentes setores das escolas particulares. Mais do que um problema a ser remediado, é algo que pode ser observado e controlado.

Fale com um consultor

Apesar do valor primordial da educação na vida de qualquer pessoa, algumas famílias não conseguem sustentar o compromisso firmado de pagar as mensalidades dos filhos em dia. Isso ocorre por variados motivos, portanto é preciso identificá-los para escolher a abordagem mais efetiva.  Cada caso é bastante particular, trazendo uma complexidade diferente para a equipe responsável pelas cobranças.

Ainda que as inadimplência tenha se agravado no país com o passar dos anos, também tem se intensificado as ações por parte das escolas particulares em correr atrás de seus direitos. Esse é um esforço interessante de ser realizado, pois possibilita um crescimento da rede de ensino enquanto um todo.

Mesmo com os empecilhos, é possível ter agilidade e eficácia nesse processo com o apoio de sistemas de gestão voltados para as necessidades de sua instituição de ensino. Agende uma demonstração de nossos serviços e já saia com um diagnóstico pedagógico e financeiro de sua escola!

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