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7 funcionalidades indispensáveis em um sistema escolar online

É sobre:

6 minutos
Colaboradora de instituição de ensino usando um sistema escolar online
13 de junho de 2018

Sua escola funciona da forma como você gostaria? Todos os processos — pedagógico, administrativo e financeiro — estão equilibrados? Você e sua equipe conseguem, com facilidade, acessar dados, emitir relatórios ou, ainda, verificar pendências nos arquivos? Se você respondeu “não” a pelo menos uma das perguntas acima, saiba que a sua instituição está precisando aderir a um sistema escolar online! Nesse tipo de sistema, o diretor ou gestor tem muito mais facilidade para resolver problemas, sejam elas relacionadas a pais, alunos, professores, funcionários e até fornecedores, e planejar ações para o crescimento e melhoria da instituição de ensino. É possível armazenar em um só lugar todos — isso mesmo: todos! — os dados da escola de forma segura e acessível. Além disso, o sistema online ajuda a diminuir custos. Banner do e-book "Guia do sistema de gestão acadêmica" Quer saber mais sobre o sistema escolar online e quais são as funcionalidades indispensáveis quando se pensa em implantá-lo e, ainda, quais se adaptarão melhor às necessidades de sua escola? Continue lendo o artigo e descubra!

1. Organização de documentos de alunos e professores

Um sistema online possibilita manter atualizados os documentos de alunos e professores, além de fornecer informações sobre presença, notas, atividades interativas, etc. Dessa forma, tudo o que você precisa saber sobre a vida escolar de um aluno ficará disponível para a equipe de coordenação. Para que as ações sejam ainda mais assertivas e otimizadas, os professores podem nutrir o sistema lançando notas, faltas, avaliações e outras informações relevantes. Tudo isso pela internet e sem burocracia. Portanto, a transmissão de informações via escola, família e aluno se torna mais ágil, o que proporciona mais tempo para correção de eventuais falhas e diminuição de erros.

2. Controle do fluxo de caixa

A organização financeira da escola é um ponto muito importante a ser observado, porque a escola também é uma empresa. Manter atualizados os dados do fluxo de caixa (receitas e despesas), estar precavido contra incidentes e monitorar o lucro, são estratégias fundamentais para que a escola possa progredir. Além de eliminar erros que poderiam ocorrer em uma gestão manual e otimizar os processos, você terá controle de todas as operações financeiras da escola. Saberá quanto vai entrar, quais as contas a pagar e, assim, poderá tomar decisões com base em dados sempre atualizados. Para os pais também é vantajosa a adoção desse sistema: eles têm mais facilidade para solicitar a 2ª via das mensalidades, entre outros serviços. Por isso, os efeitos da adoção de um sistema online serão repercutidos a médio e longo prazo, com melhorias físicas na escola e aquisição de equipamentos, por exemplo.

3. Verificação de inadimplências

De posse de informações sobre a taxa de inadimplentes, o gestor nota rapidamente quando há aumento no problema e pode minimizar os prejuízos. A direção pode identificar os casos e chamar os pais para uma conversa, cujo resultado seja positivo para ambas as partes. Tanto em casos de desemprego quanto em outras situações, a negociação é um caminho possível. Dessa forma, a gestão é capaz de perceber até quando é possível oferecer bolsas e descontos aos alunos.

4. Monitoramento do desempenho dos estudantes

Você gostaria de comparar os resultados de uma prova aplicada a várias turmas da mesma série? Quer saber como foi o desempenho específico de uma turma, em todas as disciplinas, durante uma etapa do período letivo? O sistema escolar online facilita a sistematização desses e outros dados, que serão requeridos de acordo com a necessidade. Essas informações, que estão sempre atualizadas, podem fornecer também dados para análise do desempenho dos professores, mostrando quando eles tiveram desempenho acima ou abaixo do esperado.

5. Criação de vínculo com a família

Outra funcionalidade que se ganha, ao usar um sistema online, diz respeito ao envolvimento da família na vida escolar da criança ou adolescente. Isso porque o sistema gera uma página para que os responsáveis acompanhem, em tempo real, todos os lançamentos de notas e outras observações dos professores, criando um canal sempre aberto para a comunicação. Também podem ser enviadas mensagens às famílias por meio da plataforma — uma forma de evitar gastos com papel, impressão, correios, etc.

6. Otimização do trabalho da secretaria

A emissão de históricos escolares, boletins e certificados, entre outras tarefas, é de responsabilidade da secretaria escolar. Os funcionários podem dispender menos tempo nessas tarefas se um sistema online for implantado. Dessa forma, eles podem se dedicar a trabalhos menos mecânicos e, ainda, melhorar o desenvolvimento do setor que atuam. A otimização do trabalho passa também pelas matrículas e transferências, que passam a ser geridas pelo sistema, e não mais se utilizando de fichas preenchidas à mão. A matrícula pode ser realizada, inclusive, pela internet, sem necessidade de deslocamento dos pais até a escola.

7. Personalização do atendimento ao aluno

A partir da coleta de dados do sistema escolar online, é possível avaliar o desempenho dos alunos de forma personalizada. Por exemplo, informações como situação financeira, faltas e atrasos e desempenho nas avaliações (individual, por disciplina e em relação à turma/ano), permitem diagnosticar suas dificuldades particulares. Essa ação deixa entrever formas diferentes de lidar com os problemas dos alunos. Por exemplo, na ausência do sistema online, o aluno é visto de forma fragmentada pela escola: a coordenação tem acesso à queda das notas, o financeiro cobra as parcelas vencidas, a secretaria registra os atrasos — cada instância enxerga uma parte da situação que pode ter a mesma causa, como a separação dos pais. Com o uso da integração de dados, o gestor acessa todas essas informações, relacionando-as e procurando resolver o problema de forma personalizada. Dessa forma, pais e aluno ficam mais satisfeitos, pois podem ser tomadas iniciativas antecipadas, a fim de evitar a evasão ou até mesmo uma repetência ao término do ano letivo. Viu como o sistema escolar online e suas funcionalidades podem contribuir para melhorar o funcionamento da sua escola? Apesar de todas essas facilidades que a inovação traz, é importante procurar um sistema que seja reconhecido no mercado e que garanta o funcionamento ágil e sem interrupções ou travamentos, não é mesmo? Fale com um consultor

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