Fazer uma boa gestão dos dados escolares é fundamental para o sucesso de uma instituição de ensino. No entanto, poucos gestores escolares conhecem sobre o assunto. Então preparamos um artigo completo para ajudar você na gestão dos dados da sua escola ou curso.
O que são dados escolares?
Dado é um valor atribuído a alguma coisa. Por exemplo, quando enxergamos uma letra, sabemos reconhecê-la e nomeá-la, atribuindo um valor a aquele caractere.
No contexto escolar, dados podem conter valores referentes:
- Identificações de alunos: nome, idade, data de nascimento, parentesco, série.
- Identificações de disciplinas: nome da disciplina, assunto, aulas, docente.
- Identificações financeiras: número de identificação do boleto, contas bancárias, datas de vencimento entre outras.
Estes são apenas alguns exemplos de dados que são encontrados em uma instituição de ensino.
Assim, podemos entender dados escolares como valores atribuídos a coisas diretamente relacionadas à gestão escolar!
Os dados escolares quando combinados e interpretados geram informações preciosas para as instituições de ensino. Informações como quantidade de alunos matriculados, fluxo de caixa escolar e quantidade de alunos por série, só são possíveis de se obter quando os dados estiverem devidamente organizados.
Por que organizar dados escolares?
Seja uma instituição de ensino de pequeno ou grande porte, é fundamental ter os dados escolares organizados para fins de gestão, contabilidade e jurídico.
Gestão escolar
Para fins de gestão, os dados acadêmicos e pedagógicos precisam estar atualizados e organizados para que diretores e coordenadores possam ter informações sobre a educação na escola. Sem isso, os gestores tomarão decisões confusas sobre os alunos e corpo docente.
Contabilidade
Uma instituição de ensino também precisa ter os dados financeiros atualizados para fins contábeis, por questões de impostos e até mesmo para saber a saúde financeira da escola ou curso.
Dados como identificação dos prestadores de serviços, empregados, pagamentos e recebimentos são fundamentais para a contabilidade. Converse com o contador da sua escola e determine quais e como devem ser organizados os dados necessários para a contabilidade.
Setor jurídico
Outro motivo para ter os dados escolares organizados é o jurídico. Dados sobre a presença das pessoas na escola, endereços, CPF e RG podem ser requisitados legalmente, e a escola é obrigada a fornecer.
Além disso, está em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados que preza pelo consentimento e segurança no tratamento de dados pessoais, sob pena de sanções para casos de venda, distribuição ou vazamento de dados pessoais.
Vale mencionar que manter os dados organizados é fundamental para a participação da escola no Censo Escolar. O Censo Escolar é o principal instrumento de coleta de informações da educação básica e a mais importante pesquisa estatística educacional brasileira. Todas as escolas públicas e privadas do país participam da pesquisa.
Cuidados com os dados escolares
Até aqui você já deve ter entendido que os dados escolares são fundamentais para uma gestão escolar de sucesso.
Com essa importância, você precisa atentar para os cuidados com os dados da sua escola. É muito importante evitar perdas, danos ou vazamentos destes dados para que a sua instituição tenha um bom funcionamento e não sofra sanções jurídicas.
Inclusive a Lei Geral de Proteção de Dados apresenta sanções como multas para instituições que tenham dados vazados, vendidos ou usados sem a finalidade para qual foram cedidos à escola.
Então é importante ter ações direcionadas aos cuidados para o tratamento de dados, principalmente com foco na coleta, utilização e armazenamento de dados.
Para a coleta de dados, sempre busque o consentimento dos responsáveis pela matrícula. O consentimento é fundamental para o uso de dados pessoais, inclusive devem estar em contrato quais as finalidades para os quais serão usados.
Na utilização é importante ter os dados atualizados. Atente-se também para acesso aos dados, pois apresentam informações sensíveis e privadas que podem constranger caso sejam publicados.
Quando falamos de armazenamento de dados escolares, segurança e integridade são as palavras-chaves. Você precisa ter um ambiente seguro onde possa armazenar informações da sua escola.
Recomendamos o uso de um sistema de gestão escolar que apresente uma gestão responsável e confiável com os dados da sua instituição.
E se você já tem os dados da sua escola em planilhas ou em um sistema, é possível migrar para plataformas de gestão escolares mais seguras como a Proesc.
Migração de dados para um sistema de gestão escolar
Migrar dados significa transferir os dados para um novo banco de dados.
Quando você utiliza muitas planilhas para fazer a gestão de uma escola, o retrabalho cresce à medida que o número de alunos aumenta, até chegar o ponto de ser inviável fazer tudo isso por planilhas.
Você pode também se organizar desde o início da sua instituição para ter o controle completo dos dados já coletados, sem passar pelo transtorno de gastar muito tempo atualizando informações.
Nestes casos é fundamental que o gestor escolar contrate um sistema de gestão escolar. Com a contratação, ocorrerá a migração dos dados escolares, no qual serão transferidos para o banco de dados do sistema contratado todas as informações da instituição de ensino.
É muito importante que neste processo sua escola seja acompanhada por uma equipe técnica do sistema de gestão escolar contratado.
Aqui no Proesc, sua instituição conta com um time de cientistas de dados para ajudar na migração e gestão de dados escolares, é mais praticidade e segurança para as escolas parceiras.
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