Gestão financeira para escolas e cursos: 7 dicas de como manter o controle sobre as despesas

Tempo de leitura: 6 minutos

A educação é um dos melhores investimentos que podem ser feitos para garantir sucesso no futuro. Como profissional de educação, você deve garantir que sua instituição de ensino esteja funcionando perfeitamente. Porém, não é uma questão apenas de pedagogia, mas também de gestão financeira para escolas e cursos. Afinal, uma instituição de ensino fechada não capacita ninguém.

Controlar bem as despesas da sua instituição de ensino traz vários benefícios, tanto para os estudantes quanto para os seus profissionais. Isso garante que os salários serão pagos em dia, que haverá recursos para todas as aulas e projetos e que a estrutura será sempre a melhor possível.

Para obter ajuda nessa tarefa, descubra aqui preciosas dicas para melhorar a gestão financeira para escolas e cursos. Acompanhe!

1. Monte uma lista de prioridades

Em qualquer negócio, inclusive no ramo de educação, há certos custos que são mais importantes que outros. Por exemplo, manter as contas de água e de luz, a folha de pagamentos e disponibilidade de material para aulas é mais importante do que criar um projeto, como uma gincana ou feira de ciências.

Nos exemplos citados, todas as opções agregam valor à escola, mas as primeiras são mais relevantes para sua manutenção e sobrevivência.

Ao elencar suas prioridades, tenha em mente quais custos são necessários para que a instituição de ensino se mantenha aberta e relevante. Uma nova pintura pode contribuir para a identidade do ambiente, mas não é tão vital quanto o pagamento dos professores.

Não tenha medo de alterar a ordem com o tempo também. Certos investimentos, como uma semana de esportes, podem ser muito úteis para atrair mais matrículas.

2. Faça um planejamento de custos

Com suas prioridades bem elencadas, o próximo passo na gestão financeira para escolas e cursos é planejar seus custos ao longo do ano letivo. É momento de ver quanto deve ser o gasto mensal de manutenção, quais serão os principais projetos a serem realizados e em quais épocas, impostos a serem pagos, etc. Cada gasto anual deve estar agendado.

Esse planejamento não serve apenas como lembrete de alguma conta. Ele te ajuda a ver como anda o desempenho do seu negócio, se os seus gastos anuais estão muito elevados e se há espaço para mais investimentos.

Uma comparação rápida entre os valores estimados e o seu orçamento atual pode dizer se tudo está seguindo de acordo com o plano ou se é hora de rever suas estimativas.

3. Acompanhe e classifique entradas e saídas

Claro, raramente um planejamento pode ser seguido à risca. Afinal, você estará sujeito a variações no seu capital de giro, seja por atrasos no pagamento, inadimplência ou custos de manutenção repentinos. Assim, sua gestão financeira para escolas e cursos deve ser feita regularmente, adaptando seus planos a qualquer mudança de contexto.

Além de listar entradas e saídas no seu orçamento, é importante fazer a categorização desses valores. Por exemplo, há X entradas relativas às mensalidades, outras Y de pagamentos atrasados e lucro Z, gerado pela promoção de um festival. Da mesma forma, haverá o custo A dos pagamentos. B com a manutenção de materiais e C para cobrir despesas inesperadas.

Sabendo de onde vem e para onde vai o dinheiro, você identifica quais são suas principais fontes de capital e quais custos pesam mais.

4. Defina um orçamento para cada finalidade

Se você acompanha cuidadosamente o faturamento da sua escola, deve saber aproximadamente quanto desse dinheiro vai para cada setor. Com base nesses dados, você pode determinar que uma fração dos recursos que entram regularmente devem sempre ser enviados para um setor. Por exemplo, 10% devem ser guardados. 40% relativos à folha de pagamento e gratificações, 20% para projetos envolvendo toda a escola, etc.

Essa demarcação de limites não serve apenas para restringir mais os gastos, mas sim para equilibrá-los entre si. Quando um dos custos do seu negócio começa a ir muito acima dos demais, independentemente do quão prioritário seja, você perderá orçamento em outras áreas. Caso isso aconteça, é hora de rever seu planejamento financeiro.

5. Monte uma reserva de recursos

Como acabamos de mencionar, é uma boa estratégia começar a incluir os 10% de reserva na sua gestão financeira para escolas e cursos. Assim como qualquer negócio, uma escola está sujeita a gastos repentinos. Bem como, quedas de faturamento, perda de clientes, oportunidades de investimento, entre outras coisas. Para lidar com estas situações ou aproveitar novas oportunidades, o melhor que você pode fazer é manter uma reserva de emergência.

O volume deste fundo pode variar bastante de acordo com a natureza do seu negócio. Uma escola grande, por exemplo, pode precisar de dinheiro suficiente para cobrir uma perda quase total do espaço. Em outros casos, pode ser algo tão simples quanto manter um orçamento mensal estável, mesmo em situações de inadimplência.

6. Identifique custos que podem ser cortados

Praticamente toda empresa possui um ou dois custos que não são realmente necessários para a sua manutenção. E que também, de certa forma, não geram valor real para o negócio. Por exemplo, um mural não tão chamativo, mas que requer muito trabalho de manutenção para manter uma boa aparência.

Com uma análise orçamentária, você deve identificar quais são esses custos e eliminá-los do seu orçamento. Assim você terá mais reservas financeiras e lucratividade, o que é sempre útil em qualquer empresa.

7. Use uma ferramenta de gestão financeira para escolas e cursos

Boa parte das tarefas de gestão financeira para escolas e cursos são consideravelmente pesadas e repetitivas. Coleta de dados em larga escala, organização dessas informações, agendamento de pagamentos, entre muitas outras coisas que consomem boa parte do seu tempo. Sem falar que, com uma percepção limitada, um ser humano dificilmente consegue cumprir estas tarefas com excelência.

A solução aqui é investir em um software de gestão escolar, uma ferramenta que contribua com a automação de parte dessas tarefas. Dessa forma, você terá um serviço mais eficiente e poderá dedicar seu tempo e energia a ações mais estratégicas, como análises detalhadas dos dados e investimentos para aumentar o número de matrículas.

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