Novidades de Secretaria -2018.1

Tempo de leitura: 10 minutos

Atualizar meios de comunicação

Uma das maiores preocupações das escolas é se os pagamentos das mensalidades dos alunos vão ser realizados em dia e o Proesc te dá a solução para este problema, mas será que a sua instituição está utilizando da melhor forma?

Como você já sabe:

– Enviamos SMS de lembrete com código digitável 3 dias antes do vencimento do boleto do aluno;

– E-mail lembrete no dia do vencimento;

– Se mesmo assim o aluno não efetivar o pagamento, continuamos enviando e-mail de cobrança até 10 dias após o vencimento.

E agora a gente te avisa quando esses meios de cobrança estão cadastrados com algum erro ou se falta algum dado.

Caminho:

  1. Menu Matrículas
  2. Submenu Matrículas
  3. Selecione Exercício e Turma

Se o ícone de celular ao lado do nome do aluno estiver VERDE, está tudo okay. Se estiver VERMELHO, está faltando algum dado ou está com erro nos dados cadastrados.

Ps: é preciso verificar sempre se os dados estão corretos para garantir a cobrança efetiva.

Pré-matrícula Online

Já imaginou os seus alunos ou responsáveis realizando uma pré-matrícula na sua instituição de forma online, sem precisar sair de casa? E reduzir mais ainda o tempo da equipe de secretaria ao realizar a matrícula dos alunos. Agora o seu sonho pode se tornar realidade! É só nos chamar, que a gente adiciona pra você 😀

Após selecionar o curso, haverá maiores descrições:

Esta é a tela de preenchimento das informações do aluno e/ou responsável:

O formulário de inscrição será acompanhado pela equipe da secretaria, sendo necessário apenas encaixar o aluno em uma turma e confirmar a matrícula.

Show, não é mesmo? Nos chame para fazer o upgrade do seu plano e desfrute dessa funcionalidade!

Controle de material escolar

Para manter o controle dos materiais escolares que já foram entregues para os alunos, a secretaria escolar pode utilizar este ambiente.

Caminho:

  1. Menu Matrículas
  2. Submenu Matrículas
  3. Selecionar exercício e turma
  4. Botão “Alterar este registro” do aluno
  5. Aba “Material escolar”

Cadastro de PF e PJ

Ao realizar a matrícula do aluno e ao fazer o cadastro do responsável financeiro você terá a opção de escolher o tipo de pessoa, podendo ser Física ou Jurídica. O caminho é o mesmo de sempre.

Geração de histórico escolar – Ensino Regular

Um dos mais importantes documentos da secretaria e que demandava tempo da equipe, agora pode ser gerado rapidamente por meio do Proesc. O passo a passo a seguir é para emissão do histórico escolar de ensino regular (fundamental e médio).

Caminho:

  1. Menu Matrículas
  2. Submenu Histórico escolar
  3. Localize o aluno e clique no botão de comando “Visualizar histórico escolar”

  1. As notas dos alunos serão automaticamente carregadas, desde que estejam todas cadastradas no diário do professor. Você também pode preencher manualmente as notas, caso seja necessário.
  2. As cargas horárias de cada etapa também serão carregadas, conforme cadastro prévio na matriz curricular de cada disciplina.
  3. Para cadastrar as instituições anteriores do aluno, utilize o botão “+ Adicionar estabelecimentos”. Ao finalizar o preenchimento das informações, utilize o botão “Salvar estabelecimentos”.
  4. Para cadastrar uma observação ao histórico do aluno, clique na Aba “Informações gerais”, redija a observação e salve as informações.
  5. Após finalizadas todas as informações, clique na Aba “Visualizar”

Ps1: Caso as cargas horárias não estejam cadastradas, como no caso das notas também, por não estarem cadastradas no sistema, você pode editá-las clicando em Tipo de edição e selecionando a opção “EDITAR CARGA HORÁRIAS ANUAIS”.

Ps2: Caso as notas ou cargas horárias não tenham carregado automaticamente, não se preocupe, utilize o botão “Comandos avançados” e em seguida a opção “Recriar notas do sistema para o histórico” ou “Recriar histórico” para recarregar informações gerais.

Ps3: Caso as informações inseridas não estejam atualizadas ao visualizar o histórico após alterações, é porque ficou salvo no cache do seu navegador as informações anteriores. Utilize as teclas “CTRL F5” para atualizar o cache.

Geração de histórico escolar – Ensino Superior e Cursos técnicos/profissionalizantes

Um dos mais importantes documentos da secretaria e que demandava tempo da equipe, agora pode ser gerado rapidamente por meio do Proesc. O passo a passo a seguir é para emissão do histórico escolar de ensino superior, cursos técnicos e cursos profissionalizantes.

Caminho:

  1. Menu Matrículas
  2. Submenu Histórico escolar
  3. Localize o aluno e clique no botão de comando “Visualizar histórico escolar”
  4. Preencha as informações solicitadas e ao finalizar, clique no botão “Salvar”

  1. As notas dos alunos serão automaticamente carregadas, desde que estejam todas cadastradas no diário do professor. Você pode preenchê-las em Notas, caso seja necessário.
  2. As cargas horárias de cada etapa também serão carregadas conforme cadastro prévio na matriz curricular de cada disciplina.
  3. Após finalizadas todas as informações, clique na Aba “Visualizar”

Ps1: Caso as cargas horárias não estejam cadastradas, como no caso das notas também, por não estarem cadastradas no sistema, você pode editá-las clicando em Tipo de edição e selecionando a opção “EDITAR CARGA HORÁRIAS ANUAIS”.

Ps2: Caso as notas ou cargas horárias não tenham carregado automaticamente, não se preocupe, utilize o botão “Comandos avançados” e em seguida a opção “Recriar notas do sistema para o histórico” ou “Recriar histórico” para recarregar informações gerais.

Ps3: Caso as informações inseridas não estejam atualizadas ao visualizar o histórico após alterações, é porque ficou salvo no cache do seu navegador as informações anteriores. Utilize as teclas “CTRL F5” para atualizar o cache.

Anexar documentos à matrícula do aluno 

Para facilitar o acesso aos documentos de secretaria do aluno, sem ter que abrir aquela gaveta e procurar entre várias pastas, agora é possível anexar documentos previamente escaneados no ambiente de cadastro dos alunos. 

Para identificar um documento como recebido e anexá-lo, siga estes passos:

Caminho:

1. Menu Pessoas

2. Submenu Pessoas

3. Localizar o aluno e botão “Alterar este registro”

4. Aba “Documentos”

5. Botão “+ Novo”

6. Escolha o tipo de documento

7. Você pode anexar o arquivo nesta tela ou mesmo depois registrá-lo como entregue.

8. Botão “Salvar”.

Requerimentos

O ambiente de requerimentos foi preparado para deixar de lado o papel. A secretaria só precisa cadastrar os tipos de requerimentos, o setor responsável e o valor de cada um. O aluno ou responsável pode fazer a solicitação por meio do portal do aluno e emitir um boleto de pagamento deste requerimento. Rápido e sem burocracia.

Caminho para criar tipos de requerimentos:

  1. Menu Requerimentos
  2. Submenu Tipos

  1. Botão “Novo”
  2. Preencha os dados solicitados

ATENÇÃO: Caso não tenha setores cadastrados, realize-os no Menu Recursos Humanos > Setor.

OBS.: Se você marcar a opção “1ª via gratuita” o requerente será cobrado somente a partir da 2ª via do documento solicitado.

Caminho para criar requerimentos:

  1. Menu Requerimentos
  2. Submenu Criar requerimento
  3. Preencher os dados solicitados

O sistema gera um número de protocolo que o requerente pode guardar para futuras consultas. Utilize os filtros para fazer a busca pelo número de protocolo, pelo nome do aluno ou por data.

Após o aluno realizar o pagamento e o setor financeiro dar baixa no requerimento, o status de pagamento ficará como “Pago: Sim”

Comandos: utilize o botão “Alterar status” para definir o andamento do requerimento.

Imprima e entregue para o aluno um comprovante de requerimento para que ele possa acompanhar em tempo real o andamento da solicitação.

Novos relatórios da secretaria

Criamos novos relatórios para organização e controle da equipe de secretaria. Todos podem ser acessados através do caminho:

  1. Menu Turmas
  2. Submenu Turmas
  3. Selecionar exercício e curso
  4. Botão de lupa “Visualizar”

Confira a seguir:

Acompanhamento de diários . visualize as notas detalhadas de cada aluno por disciplinas. Este relatório é atualizado após a entrega do diário pelo professor.

Utilize os filtros de Período e Disciplina para encontrar notas específicas.

Carômetro . lista com as datas dos aniversários de cada aluno da turma

Relação de alunos – médias parciais por período – visualização das notas parciais e faltas da turma por período.

Desempenho de alunos por turma – ranking dos alunos conforme a média parcial do período

Relação de alunos em recuperação parcial – exibe as notas dos alunos que ficaram com a média parcial abaixo do mínimo necessário

Boletim de notas por turma com gráfico . neste boletim acrescentamos um gráfico comparativo da média da turma em cada disciplinas com a nota do aluno

Relação geral

Agora você pode montar o seu próprio relatório, com os dados que você desejar.

Caminho:

  1. Menu Turmas
  2. Submenu Exercícios
  3. No exercício que desejar, clique no botão de lupa
  4. Selecione RELAÇÃO GERAL DE ALUNOS
  5. Utilize o campo para localizar os dados que você deseja no seu relatório:

6. Após selecionar os campos desejados, aproveite o seu relatório!

Alterar as situações dos alunos

Para inativar a matrícula dos alunos você precisará alterar as situações de cada matrícula. Agora este caminho foi encurtado, diminuindo o tempo gasto neste procedimento e aumentando a produtividade da equipe de secretaria.

Caminho:

  1. Menu Matrículas
  2. Submenu Matrículas
  3. Selecione exercício e turma
  4. Em Situação, botão “Alterar todas”
  5. Alterar a situação de cada aluno

6. Botão “Atualizar situações”

Ps: As situações que não inativam as matrículas são: cursando, progresso parcial e reclassificado.

Visualizar anexos no ambiente do aluno

Agora os alunos e responsáveis poderão visualizar os materiais de apoio cadastrados pelos professores, para cada aula. Estes materiais podem ser pdf, imagens, vídeos, áudios, que poderão ser baixados diretamente no seu computador ou celular.

Caminho:

1- Menu Ambiente do aluno

2- Submenu Detalhamento de notas

3- Selecione a turma e o período letivo

4- Na Coluna Material, clique no botão verde para visualizar os anexos de cada aula.

Nova tela de login personalizada

Agora a sua instituição tem a sua própria tela de login, com a sua logomarca. Em breve esta foto poderá ser alterada pelo administrador.

Se você ainda não sabe a rota da sua instituição, utilize este caminho:

proesc.com/nome_da_escola/login

Se não conseguir, nos chame no chat, que a gente te passa 😉

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