Organizar documentos escolares é uma atividade fundamental para regularizar a vida acadêmica dos alunos, aumentar a produtividade e para manter a instituição em conformidade com a legislação.

Seja documentos dos alunos, pedagógicos, administrativos e financeiros, a instituição deve reconhecer, planejar, classificar, armazenar a documentação de maneira eficiente e segura.

Apesar de ser um processo nas escolas, muitas instituições enfrentam dificuldades ao lidar com grandes volumes de papéis, pastas e arquivos digitais.

Neste artigo, você vai aprender estratégias práticas para organizar documentos escolares sem estresse.

A importância de organizar documentos escolares

O acúmulo desorganizado de informações pode gerar perda de dados, retrabalho e até problemas legais com órgãos reguladores da educação.

A organização documental garante acesso rápido às informações, evita perdas e protege dados sensíveis de alunos e colaboradores.

A LDB no artigo 24, inciso VII determina que:

“Cabe a cada instituição de ensino expedir históricos escolares, declarações de conclusão de série e diplomas ou certificados de conclusão de cursos, com as especificações cabíveis.” 

Documentos organizados garantem:

• Comprovação da vida escolar;
• Validade de certificações e diplomas;
• Direitos dos alunos;
• Conformidade da instituição;
• Acesso às políticas públicas.

Saiba também o que diz a lei de número 8.159 de 1991 indica, no artigo 25:

“Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social”.

Quem deve se organizar e guardar documentos escolares?

De modo geral, o setor da secretaria escolar é o principal responsável por essa tarefa em grande parte das escolas.

A secretaria escolar lida diretamente com registros de matrícula, histórico, boletins, transferências e demais documentos dos alunos.

Além da secretaria, geralmente o setor administrativo cuida dos documentos contratuais e o  departamento financeiro preserva a documentação contábil.

Cabe à gestão e liderança escolar designar um ou mais profissionais como responsáveis pela gestão documental de cada setor.

Esses colaboradores devem receber treinamento adequado para seguir normas e procedimentos padronizados.

Quando todos conhecem suas funções e responsabilidades, a organização documental se torna muito mais eficiente e segura.

Principais documentos escolares

Cada tipo de documento escolar possui um prazo legal de guarda definido por normas e orientações do MEC.

Documentos de vida escolar do aluno

• Histórico escolar: guarda permanente;
• Ficha de matrícula: mínimo 5 anos após a saída do aluno;
• Boletins e avaliações: 2 a 5 anos;
• Registros de frequência: 5 anos;
• Diários de classe: mínimo de 5 anos, podendo variar por norma regional.

Documentos administrativos e financeiros

• Contratos de prestação de serviço: 5 anos após fim da vigência.
• Comprovantes de pagamento: 5 anos, podendo ser estendidos por orientação contábil.
• Folha de pagamento e documentos trabalhistas: até 30 anos.
• Notas fiscais e documentos contábeis: 5 a 10 anos.

Documentos pedagógicos e institucionais

• Projetos escolares e regimentos escolares: guardar versões atualizadas;
• Atas de reuniões e conselhos: guarda permanente ou conforme regulamentação da secretaria de educação.

Como organizar documentos escolares físicos

Mesmo com a digitalização crescente, muitos documentos ainda são arquivados fisicamente.

Use pastas identificadas

• Utilize pastas classificadoras com etiquetas indicando o conteúdo e o setor;
• Prefira cores diferentes para categorias distintas, facilitando a visualização;
• Organize as pastas em ordem alfabética ou cronológica.

Utilize armários apropriados para arquivos

• Armazene os documentos em armários fechados, longe da umidade e da luz direta;
• Mantenha o ambiente arejado e com controle de pragas para evitar danos;
• Use prateleiras reforçadas para documentos mais pesados.

Crie um índice físico

• Faça um catálogo indicando onde cada tipo de documento está arquivado;
• Utilize códigos ou números para localizar rapidamente as pastas;
• O índice pode ser impresso e digitalizado para facilitar o acesso.

Estabeleça datas para revisão

• Determine datas fixas para revisar os arquivos e eliminar documentos vencidos.
• Use etiquetas com prazos de validade para saber quando o documento pode ser descartado.

Como organizar documentos escolares digitais

A digitalização documental é uma das maneiras mais eficientes para organizar documentos escolares.

No entanto, não basta digitalizar os documentos em pastas aleatórias e armazená-los somente no disco rígido do computador da secretaria.

Escolha um scanner de boa qualidade

Opte por um equipamento que permita digitalizações rápidas e em alta resolução.

Evite usar câmeras de celular, pois geram imagens desalinhadas e com baixa legibilidade.

Prefira salvar em PDF

O formato PDF é mais seguro, leve e difícil de alterar. Prefira salvar os arquivos em PDF pesquisável, permitindo busca por palavras-chave.

Classifique os arquivos imediatamente

Não deixe os documentos digitalizados acumularem sem organização. Classifique e nomeie os arquivos assim que forem digitalizados.

Insira-os nas pastas corretas e com nomenclatura padrão.

Utilize serviços de nuvem

A nuvem permite acesso remoto, colaboração em equipe e backups automáticos. Em caso de invasão ou acidentes como incêndio os documentos permanecerão protegidos.

Armazene os documentos em serviços seguros como Google Drive ou OneDrive. Evite deixar arquivos importantes apenas em computadores locais.

Leia o artigo: Automação de processos escolares: por que fazer e como implementar?

Faça backups regulares

Mesmo com uso de nuvem, mantenha backups externos de segurança. Use HDs externos ou serviços automáticos de backup.

Defina uma rotina semanal ou mensal de salvamento completo dos arquivos.

Elimine ou arquive os originais com segurança

Após digitalizar, avalie se o documento físico pode ser descartado ou deve ser arquivado.

Se for eliminar, triture os papéis para evitar exposição de dados sensíveis.

Segurança dos documentos escolares

Garantir a segurança da informação é tão importante quanto organizar documentos escolares.

A escola lida com dados sensíveis que devem ser protegidos contra acessos indevidos.

Veja boas práticas para manter seus arquivos seguros:

Controle de acesso

Restrinja o acesso aos arquivos apenas aos colaboradores autorizados. Use senhas, logins e autenticações para proteger os documentos digitais.

Em arquivos físicos, use armários trancados com chave.

Backup e recuperação

Tenha uma política clara de backup com cópias em diferentes locais.

Crie um plano de recuperação de dados em caso de falhas ou ataques virtuais.

LGPD na educação

Atenda à LGPD, a proteção de dados para escolas, ao armazenar informações pessoais de alunos e famílias.

Evite compartilhar dados sem consentimento dos favorecidos e mantenha registros do tratamento da informação.

Conte com o sistema da Proesc para organizar documentos escolares

Para alcançar a excelência na gestão documental é essencial contar com ferramentas tecnológicas eficientes.

A Proesc oferece um sistema de gestão escolar que integra organização de documentos, comunicação e gestão acadêmica.

Com o sistema da Proesc, sua escola pode digitalizar, classificar, armazenar e recuperar documentos com facilidade.

A plataforma permite a integração com outros setores, como financeiro, secretaria e coordenação pedagógica.

Além disso, a segurança dos dados é garantida por protocolos atualizados e conformidade com a LGPD.

Conclusão

Organizar documentos escolares é uma prática obrigatória para a gestão eficiente e segura da escola.

Seguindo as orientações deste artigo, sua equipe pode implantar um sistema documental prático, eficaz e sem estresse.

Com rotinas bem definidas, ferramentas adequadas e apoio da tecnologia, o processo se torna leve e produtivo.

Utilize o sistema da Proesc para organizar documentos escolares sem estresse para focar no que realmente importa: a educação de qualidade.  

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