Em qualquer ramo, busca-se diminuir as despesas, afinal, a crise bate à porta e é preciso reorganizar toda a gestão financeira de um empreendimento. Reduzir os custos financeiros da sua escola não é diferente, mas é trabalhoso pensar formas de conter gastos sem amenizar a qualidade do serviço prestado. O estudo é um serviço a longo prazo, dessa forma, é necessário muito cuidado na hora de pensar em cortes de despesas, fato que exige muita responsabilidade. O foco deve sempre ser o aluno e, assim, a gestão financeira escolar atuar em diversas frentes. Pensando nisso, preparamos este post para que você entenda como reduzir os custos financeiros da sua escola. Confira agora!

Faça um planejamento orçamentário e pedagógico adequado

Na hora de fazer um planejamento orçamentário e pedagógico, deve-se ficar atento aos aspectos relevantes que podem afetar a rotina financeira, a metodologia e a dinâmica pedagógica da escola. Por exemplo, pode-se analisar se a quantidade de horas-aula não está sendo superior ao exigido pela legislação, visto que qualquer acréscimo significa um aumento no custo direto, como folha de pagamento, e indireto, como os encargos. Além disso, várias vezes nota-se que há cargos demais e atividades que não têm nenhuma relação direta com os modelos exigidos pelos pais e alunos. Um planejamento coerente com o horário também é essencial, para evitar “janelas” entre as aulas, já que o professor fica à disposição da escola e geralmente os dissídios coletivos obrigam o pagamento dessas horas. Já o planejamento orçamentário deve considerar novas práticas mais sustentáveis e engajadoras, que otimizem o uso de recursos e retenham profissionais, gerando mais economia para escola.

Use de forma inteligente a água

Comece um plano de gestão escolar pelo básico. A água é um exemplo. Poupar esse recurso auxilia o meio ambiente, além de gerar economia na conta de água. Por isso, troque as válvulas das descargas por caixa acoplada, pois os resultados na economia virão no decorrer do tempo. A divulgação de material de conscientização aos alunos e funcionários também auxilia nessa etapa. É importante também que você identifique todos os pontos em que possam estar ocorrendo vazamentos, reparando os encanamentos, por exemplo. Substituir as torneiras comuns por automáticas são boas opções para melhorar o financeiro da sua escola. Projetar um meio de canalizar a água da chuva e armazená-la também é uma opção interessante.

Tenha consciência dos gastos com energia elétrica

O mesmo vale para a economia de energia elétrica. Em seu plano de gestão escolar, inclua a redução de lâmpadas acesas, realização de mais atividades ao ar livre para aproveitar a luz solar, adoção de lâmpadas de LED (as quais são mais econômicas e eficientes) e, pensando em investimento, você pode incluir a instalação de painéis solares. Para a escola que utiliza ar-condicionado em suas salas, é imprescindível que portas e janelas sejam certificadas que estão fechadas. É interessante que os professores incentivem os alunos a realizarem atividades fora de sala, a fim de que as luzes fiquem apagadas por mais tempo, como também outros utensílios eletrônicos.

Faça orçamentos

Ao comprar itens de escritório, por exemplo, pesquise. Diversas lojas possuem promoções. Então, consulte sites e aplicativos para saber das ofertas e faça orçamentos com os diversos fornecedores para encontrar o mais barato.

Faça uso da tecnologia

Em relação à tecnologia, ela é determinante para que o financeiro escolar fique organizado. Com o auxílio dela, você e sua equipe podem fazer uma análise de custos mais profunda, cruzando dados e informações dos últimos anos a fim de descobrir quais são os principais gastos e possibilidades de cortes. A partir disso, o plano de gestão escolar servirá para traçar metas de redução. Por exemplo: reduzir X reais nas contas de água e luz nos próximos dois meses. A equipe poderá ajudar, e muito, nessa gestão, afinal, os colaboradores estão tão presentes na escola quanto você. Dessa maneira, a conscientização coletiva auxilia para que a economia e redução de custos faça parte da cultura da instituição. A análise periódica dos gastos também é importante para a economia, de preferência mensal.

Controle a inadimplência

Em época de crescente crise no Brasil, muitas vezes um dos gastos que podem ser pagos com atraso pelas famílias é a mensalidade escolar. Isso ocorre também pelo fato de que o serviço prestado pela escola não pode ser suspenso, o que é assegurado por lei, e normalmente é aberta negociação na ocasião de rematrícula nesses casos. Uma atividade de cobrança é importante para reduzir os custos da escola, bem como determinadas medidas preventivas.

• INADIMPLÊNCIA ESCOLAR: DESCUBRA COMO REDUZIR (Saiba mais sobre o assunto)

Sendo assim, é interessante enviar o boleto por e-mail, além da sua versão impressa. Um registro do histórico de ligações também é considerável, para que todos tenham acessibilidade ao resumo do que foi dialogado e acordado entre as partes. Se houver algum atraso, você pode programar uma mensagem pedindo que o responsável cheque o pagamento. Um software voltado para a gestão escolar é uma ótima ferramenta para ter controle da inadimplência. Além de permitir a programação de e-mails e mensagens de lembretes e cobranças, também fornece o espaço do aluno, em que o responsável financeiro pode ter acesso ao boleto devidamente atualizado se houver possíveis atrasos. No tocante aos bolsistas, uma dica é sempre disponibilizar bolsas condicionais, ou seja, o desconto só é válido para os pagamentos realizados até a data de vencimento. Isso faz com que sua escola consiga a receita dos bolsistas quase sempre em dia, já que, no caso de quitações que estão atrasadas, o valor total do título deve ser liquidado. Um software que realize o controle das bolsas condicionais, como também dos abatimentos por antecipação, é essencial para não se perder em meio a tantos títulos e não necessite retrabalhos como a conciliação bancária.

Elabore uma estratégia de cobrança bancária

Caso você tenha uma escola de pequeno porte e receba os valores no seu próprio ambiente de trabalho, é possível economizar bastante, já que, nesses casos, não há custos com títulos bancários. Agora, se você já utiliza a cobrança via boleto, ou está considerando usar, mas grande parte dos pais efetua o pagamento na escola, uma maneira de reduzir custos da administração escolar seria receber os valores sempre por essa via. Além disso, pode-se dar a opção para o responsável optar se o pagamento será na escola ou em banco, fornecendo boleto apenas para aqueles que fazem questão de pagar na rede bancária. Outra dica é emitir todos os serviços escolares em apenas um boleto, economizando as tarifas de registro e/ou baixa de diversos títulos. Também é viável agrupar os boletos de alunos de uma mesma família. Normalmente, você pode optar por quais responsáveis financeiros juntar e tudo fica bem fácil com um software de gestão escolar.

Tenha controle dos gastos indiretos

Agora vamos pensar por uma outra perspectiva. A gestão do financeiro escolar também inclui gerenciar o tempo usado em cada tarefa. Portanto, trata-se de gastos indiretos, aqueles que vão além dos materiais usados ou contas a pagar.

• GESTÃO FINANCEIRA PARA ESCOLAS E CURSOS:7 DICAS DE COMO MANTER O CONTROLE SOBRE AS DESPESAS (Leitura recomendada)

Dessa maneira, você pode adotar métodos tecnológicos para otimizar a rotina dos funcionários e as suas ações também. Por exemplo: mecanismos que facilitam o lançamento de notas, registros de faltas, de atividades realizadas, autorizações, uso de salas, equipamentos, comunicação entre professores e diretores, enfim. A organização do financeiro escolar é um processo, portanto, não queira atropelar as etapas. Parta do básico e evolua os métodos para que sejam efetivos. E aí, gostou do nosso post sobre como reduzir os custos da escola? Assine agora nossa newsletter para que você receba conteúdos como este diretamente em sua caixa de entrada!

Economize o papel

A gestão financeira escolar pode ser trabalhosa, mas traz vantagens que refletem nas contas de início do mês. Outra ideia inteligente, que alia modernização e economia, é deixar a impressão de provas e testes de lado. Pode-se usar tablets, notebooks, apps ou substituir as atividades por ações práticas e orais.

Invista em madeira plástica no parquinho

Para as escolas que disponibilizam playground para as crianças, a madeira plástica é um utensílio que apresenta uma ótima resistência e sustentabilidade. Dentre suas vantagens, está o fato de que o material não absorve umidade e não solta farpas, sendo muito mais seguro para os alunos. Além disso, ele exige pouca manutenção, o que proporciona maior economia para a escola. Também não é preciso se preocupar com pinturas, já que o material já vem na cor pretendida e não descasca.

Mantenha os funcionários engajados

Engajar as pessoas que trabalham na sua empresa é um excepcional modo de economizar. Para isso, é muito importante que os funcionários estejam satisfeitos no ambiente de trabalho, pois, toda vez que um novo colaborador entra para o quadro de funcionários, é normal que outras pessoas da equipe precisem parar mais vezes as atividades para explicar como tudo é feito, gerando atraso na produtividade e no serviço. Além do mais, será preciso refazer muitos treinamentos para esse único funcionário. Com isso, você acaba tendo custos desnecessários. Por isso, é importante manter a equipe engajada, lançando desafios que desenvolvam novas habilidades e que gerem evolução na qualificação profissional. Também é preciso considerar estratégias de reconhecimento das conquistas da equipe para mantê-la com brilho nos olhos, estimular e manter a criatividade e as contribuições do seu time para tornar sua escola mais competitiva.

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O uso da tecnologia é fundamental, pois alguns softwares facilitam o trabalho, exigindo menos acompanhamento por outras pessoas e agilizam a rotina administrativa, deixando os profissionais com um tempo a mais para pensar na gestão e metodologia pedagógica.

Comunique-se de forma sustentável

Toda escola precisa ter um excelente canal de comunicação para entrar em contato com pais, fornecedores, alunos, entre outros. Hoje em dia há alternativas para que isso não signifique uma conta de telefone enorme. Há diversos pacotes que as operadoras costumam fazer e com um custo-benefício muito bom. Você pode contratar um determinado valor por quantidade de minutos ou levar em conta outras questões para contratar o seu plano. Além disso, há opções de videoconferências via internet, pelo Skype, por exemplo, e outros recursos tecnológicos similares que facilitam esse processo. Essas são ótimas oportunidades para você conseguir reduzir custos no ensino da escola e proporcionar uma melhor qualidade para o atendimento. Leia também os conteúdos: 9 perguntas frequentes sobre o boleto registrado do proesc Segredos para controlar o fluxo de caixa da sua escola ou curso Boletim online do aluno. O que falta para ter na sua escola? Agende uma demonstração

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