A importância do software de gestão para as escolas e cursos

Tempo de leitura: 8 minutos

Gerenciar uma escola ou curso requer muitas responsabilidades. Um gestor deve dar conta das mais diversas tarefas. Por isso, é importante contar com um software de gestão eficiente a fim de otimizar todas as obrigações e deveres do profissional e da realidade da instituição de ensino.

Muitas decisões precisam ser tomadas com eficiência. Um software de gestão permite que o gestor consiga ter acesso às informações de forma rápida, organizada e centralizada. Com isso, a busca pela qualidade de ensino torna-se mais efetiva.

Para saber da importância de um software de gestão para escolas e cursos, é só continuar lendo este artigo. Boa leitura!

A importância de uma boa gestão escolar

Um gestor é como um navegador. Ele tem que traçar uma rota a seguir, contratar marinheiros que sejam competentes e ter certeza de que cada um está fazendo o seu trabalho corretamente. Além disso, ele tem de verificar se os suprimentos foram comprados e serão suficientes para toda a viagem.

Ele é o principal responsável para o sucesso da viagem e, sem todo esse planejamento e acompanhamento, o barco estará à deriva, com trabalhadores famintos, e não chegará a lugar algum. Somente com tudo funcionando perfeitamente, a viagem será agradável e o navio chegará em segurança ao seu destino final.

Na gestão escolar não é diferente. O gestor é o principal responsável para que a escola atinja níveis de qualidade e crescimento, fortalecendo o nome da escola cada vez mais. Mas, para que isso aconteça, ele deve estar à par de tudo o que acontece dentro da sua instituição.

Ele deve decidir quais as estratégias de marketing serão usadas para conseguir novos alunos, e acompanhar seus resultados para ter certeza de que estão sendo efetivas. No departamento financeiro, deve saber se as mensalidades pagas pelos alunos têm sido suficientes para cobrir as despesas e ainda gerar lucro para a instituição.

Na secretaria, verificar se toda a documentação dos alunos está em ordem, e se tem sido feito um bom atendimento para os pais e alunos. Na parte pedagógica, ele deve conhecer o trabalho de seus professores e acompanhar o aprendizado de seus alunos, garantindo a qualidade de ensino.

Ele deve ainda se preocupar com o estado de conservação do prédio e dos equipamentos. Além disso, ainda tem que gerenciar o tempo de atendimento aos seus clientes, e muitas outras coisas. É realmente muita coisa para uma pessoa só se preocupar. Diante da realidade excessiva de responsabilidades, o software de gestão surge como uma ótima e valiosa ferramenta para o gestor escolar.

O software de gestão

Um software de gestão tem a função de centralizar e organizar todas as informações da escola dentro de uma plataforma. Isso permite que o gestor tenha acesso de forma rápida e fácil, a todas as informações que precisar.

Sem ele, o gestor leva muito mais tempo para conseguir organizar e analisar as informações, necessárias para as tomadas de decisão que levam ao aprimoramento da gestão escolar.

Os benefícios do software de gestão

Ao optar utilizar um software de gestão, saiba que são muitos os benefícios oferecidos em todos os departamentos da escola:

Otimização do tempo e do material utilizado

Imagine se um pai pede o histórico escolar de seu filho e o funcionário tem que procurar as informações naqueles arquivos enormes e cheios de papel, para depois passá-las para uma planilha, para então imprimir e entregar ao pai. Lá se foi pelo menos alguns dias de trabalho.

Se toda a informação já estiver organizada dentro de uma plataforma, o funcionário acessará essa informação de forma muito mais simples, e a resposta a um pedido de um pai será muito mais rápida, deixando-o mais satisfeito. Existe ainda a possibilidade de enviar o documento ao pai por e-mail. Isso proporciona maior praticidade e evita o gasto com papel e impressão.

Tanto na secretaria, quanto no departamento financeiro, pode-se ter maior economia com tempo e material fazendo uso de boletos virtuais enviados ao e-mail dos pais, lembretes da data de vencimento dos boletos ajudando a diminuir a inadimplência e, se for o caso, mensagens de cobrança de mensalidades em atraso.

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Acompanhamento escolar

Esse é um aspecto muito importante da gestão escolar. O acompanhamento do aluno se torna mais fácil com o uso de um software de gestão. Ele oferece um portal do aluno onde pais, alunos e professores podem acessar e encontrar informações essenciais para o acompanhamento do aprendizado do estudante, fortalecendo a parceria entre os pais e a escola.

Os pais têm acesso às notas e faltas do seu filho, bem como a informativos sobre calendário de provas e eventos na escola, por exemplo. Os alunos, por sua vez, têm acesso a materiais extras postados pelos professores e datas de entrega dos trabalhos, colaborando para que o estudo continue, mesmo fora do ambiente escolar.

Já os professores podem acompanhar se os alunos têm feito uso desses materiais extras, e eles têm a facilidade de registrar notas, faltas e conteúdo dado em aula em um diário escolar digital. Em caso de falta, o aluno consegue saber qual foi o conteúdo dado naquele dia e pode estudar em casa e não se “atrasar” na matéria.

Acompanhamento do trabalho dos professores

Por meio do uso de um software de gestão, pode-se também acompanhar o desempenho do trabalho do professor. O gestor pode verificar se o professor tem comparecido às reuniões pedagógicas, se tem conseguido controlar a indisciplina em sala de aula, e se suas aulas têm sido inovadoras com o uso da tecnologia.

Acompanhando o trabalho do professor, o gestor consegue dar um apoio maior ao docente assim que ele apresentar alguma dificuldade. E isso faz com que algumas falhas sejam corrigidas mais rapidamente. Às vezes, tudo o que ele precisa é de motivação e direcionamento para que seu trabalho seja mais produtivo.

Vale lembrar que a qualidade do trabalho do professor influencia diretamente no aprendizado dos alunos. Conhecendo as necessidades dos seus professores, o gestor pode providenciar cursos ou palestras de formação com assuntos mais direcionados para tais necessidades.

Conhecimento das métricas da escola

As métricas são os indicadores de desempenho da escola. Ao invés de fazer reuniões intermináveis e, muitas vezes, improdutivas, o gestor passa a ter acesso ao desempenho das mais variadas áreas da escola por meio de relatórios e gráficos facilmente acessados, pois as informações ficam salvas na “nuvem”, podendo ser acessadas de qualquer lugar.

Seja sobre a quantidade de matrículas, a taxa de evasão ou o desempenho dos alunos e professores, o conhecimento rápido dessas métricas permite ao gestor focar suas ações onde a escola realmente necessita, ao invés de gastar tempo em setores que estão se saindo muito bem. Pode ser um treinamento para funcionários ou um investimento financeiro, quando a falha é identificada mais rapidamente, ela pode ser logo corrigida evitando maiores transtornos.

Vimos que a utilização de um software de gestão tem como maior objetivo, facilitar a vida do gestor. Por meio da organização e integração de todas as informações de sua escola em uma plataforma, o desempenho de todos os setores passa a ser conhecido, permitindo uma identificação das falhas e agilidade para aplicar soluções.

Conheça o Proesc.com, software de gestão para escolas e cursos

Se você considera que um software de gestão para escolas e cursos também é importante para qualquer instituição de ensino, lhe apresentamos o Proesc.com.

O Proesc é o melhor e mais completo software de gestão para escolas e cursos, pois ele pode lhe oferecer todos os benefícios que foram citados ao longo deste artigo e muito mais!

Dentre os benefícios que o Proesc oferece, um deles é a integração com o Moodle, que é um sistema de gerenciamento para criação de cursos EAD, integração com a Anglo, que dá a facilidade e mais agilidade nas correções de provas e simulados, além de possuir um sistema de gerenciamento de entrada e saída de alunos.

Veja a seguir, uma gestora educacional que resolveu os problemas de sua instituição de ensino com o uso do Proesc.com.

Assista o vídeo a baixo:

Você se identifica com essas dificuldades e quer entender melhor como funciona o software de gestão Proesc, entre em contato conosco. Esperamos você!

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