Como usar a tecnologia para arquivar documentos escolares

Tempo de leitura: 6 minutos

Os documentos sobre a vida escolar do aluno são fundamentais para que ele consiga dar continuidade aos estudos e ingressar em um curso superior. Afinal, cada um deles possui sua própria utilidade, e a importância não se restringe apenas aos estudantes, sendo os registros também relevantes para as escolas. Para gerenciar da melhor forma toda essa documentação, falaremos do uso da tecnologia para arquivar documentos escolares.

Alunos e ex-alunos recorrem frequentemente às instituições onde estudaram para solicitar o histórico escolar, por exemplo, que pode ser utilizado para consulta ou como apoio a um futuro planejamento.

No total, há 13 documentos. Eles são classificados entre os de guarda permanente e temporária. Saiba quais são eles e a melhor maneira de armazená-los usando a tecnologia para arquivar documentos escolares!

1. Os tipos de documentos sobre a vida escolar do aluno

Não há uma legislação nacional que estabeleça o tempo exato pelo qual tais registros devem ficar guardados em posse da escola. Trata-se da responsabilidade da instituição gerenciar esses documentos.

Por esse motivo, recomenda-se o uso da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, que os classifica em Documentos de Guarda Permanente e Guarda Temporária.

1.1 Documentos de guarda permanente

Documentos de guarda permanente devem ser arquivados por, no mínimo, 50 anos. Isso se deve ao fato de muitas pessoas iniciarem sua vida acadêmica já adultos, por volta dos 40 anos. Veja:

  • Matriz Curricular e exemplar de cada alteração;
  • Livro de visitas de Autoridades Educacionais;
  • Registro de Diplomas e Certificados;
  • Registro de Avaliações Finais;
  • Registro de Matrículas;
  • Autorização de funcionamento da escola;
  • Publicação em diário oficial dos atos da escola;
  • Atas em geral.

1.2. Documentos de guarda temporária

Esses documentos devem ser guardados por 5 anos, tempo de duração do contrato ou, ainda, pelos prazos estipulados nas regulamentações. Antes do descarte, é importante que seja feita uma ata constando os dados principais desses documentos. São eles:

  • Regimento Interno;
  • Diário de Classe;
  • Plano Escolar;
  • Calendário Escolar;
  • Guias, atestados e declarações em geral.

2. Sobre o armazenamento dos documentos

No tópico anterior, vimos que não existe uma lei nacional que estabeleça o tempo de guarda de um documento. Contudo, a lei de número 8.159 de 1991 indica, no artigo 25:

Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Ou seja, caso a pessoa faça a solicitação dos registros em seu nome e a escola não esteja com eles, poderá ser penalizada.

Então, qual a melhor forma de armazenar os documentos sobre a vida escolar do aluno? Para que a papelada seja armazenada por tempo indeterminado e de maneira segura, apresentamos uma solução bem simples: a tecnologia! Sim, a tecnologia para arquivar documentos escolares.

3. Usando a tecnologia para arquivar documentos escolares

Uma instituição de ensino não é feita de apenas uma matrícula ou um bimestre. São centenas de matrículas todos os anos, centenas de alunos formados e toda a documentação burocrática referente a estes processos e à escola.

É preciso espaço para tantos papéis e ainda se prevenir das ações do tempo ou de adversidades como incêndios, enchentes e até mesmo traças.

Utilizar um sistema online de gestão escolar é a maneira mais eficiente de guardar documentos de forma segura e organizada.  Fazer uso dessa ferramenta otimiza todos os procedimentos realizados pela secretaria da escola, setor responsável pelo registro e atualização dos documentos que tornam as informações e processos escolares regularizados perante a lei. Por isso falamos do uso da tecnologia para arquivar documentos escolares.

4. Como o sistema atua no armazenamento de documentos

No início deste artigo, relacionamos os documentos sobre a vida escolar do aluno que devem ser guardados pela instituição. Veja agora como a solução online de gestão escolar pode atuar em relação a alguns desses registros:

Registro de Matrículas: as matrículas são realizadas em um ambiente online, de acordo com o número de vagas ofertados. A rematrícula pode ser solicitada diretamente pelo responsável pelo aluno.

  • Histórico Escolar e Registro de Avaliações Finais: permite ser elaborado em ambiente simplificado online junto à ferramenta de boletim online.
  • Calendário Escolar: permite ser elaborado e gerenciado online.
  • Diário de Classe: o professor lança notas e faltas em sistema integrado da escola.

Esses processos, aliados a outras funcionalidades, permitem gerar automaticamente o relatório de cada aluno, informando ficha individual, histórico, atas, declarações, notas, atestados de conclusão, comprovante de matrícula e presença, entre outros.

A facilidade, com certeza, auxiliará a instituição de ensino a cumprir os prazos de entrega de documentos, além de manter a transparência acerca dos documentos sobre a vida escolar do aluno.

5. Benefícios de organizar os documentos online

Utilizar um sistema online de gestão escolar traz mais benefícios do que apenas gerar relatórios com facilidade e guardar documentos de forma segura. Uma instituição de ensino organizada torna-se referência em sua localidade, uma vez que os serviços são realizados com agilidade e eficiência.

Facilitando o trabalho da secretaria, professores e equipe pedagógica, a diretoria da escola garante meios para um alto nível de produtividade. Consequentemente, esses profissionais prestam um melhor serviço aos pais e estudantes, impactando de maneira positiva a imagem do colégio.

Os relatórios gerados significam mais que um punhado de informações sobre o solicitante: são uma maneira segura da escola ter um controle geral sobre tudo o que ocorre, permitindo acompanhar o perfil dos seus alunos e o desempenho dos docentes.

A economia de papel também não pode ser esquecida. Escolas que usam a tecnologia para arquivar documentos escolares e que automatizam seus arquivos garantem uma economia considerável de papel e impressão. Pode parecer que não, mas, se você controlar esse tipo de gasto, descobrirá que pode poupar muito dos seus recursos ao final do mês, fazendo melhores investimentos com esse dinheiro. .

Além disso, quanto mais anos sua instituição de ensino tiver, mais papéis serão acumulados. E esse número é proporcional à quantidade de alunos. Some a isso todos os registros das mudanças e inovações no planejamento pedagógico da sua escola.

Certamente, não existiria um espaço físico que abrigasse tantos documentos, o que torna a administração por meio online uma forma eficaz a curto, médio e longo prazos!

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