Como organizar a matrícula escolar

captação de novos alunos é indispensável para completar todas as turmas da escola. Neste artigo é mostrado como organizar a matrícula escolar, para que os clientes se sintam confiantes em assinar um contrato de prestação de serviço educacional com você. Uma boa gestão escolar começa com organização da equipe e isso passa uma boa imagem aos pais.

Como organizar a matrícula escolar?

Pensando em como organizar a matrícula escolar, elaboramos um checklist com as 10 principais atividades necessárias para que você faça um processo de matrícula de sucesso na sua instituição de ensino.

1. Defina as metas da matrícula

a) Defina metas de crescimento da escola ou curso

b) Crie estratégias para retenção de alunos da escola

c) Crie estratégias para captação de novos alunos

d) Defina precificação para cada etapa dos cursos

e) Defina estratégia de descontos para alunos

2. Defina a equipe para o processo de matrícula escolar

a) Defina data de início e fim do processo de matrícula da escola

b) Defina as expectativas do processo de matrícula

c) Defina a equipe que irá participar do processo de matrícula

d) Defina a equipe que receberá pagamentos no processo de matrícula

e) Fique atento ao código de defesa do consumidor

3. Faça um levantamento sobre os alunos 

a) Levante o total máximo, ao longo do ano, de alunos por ano letivo

b) Levante o total de evasão de alunos em cada ano letivo

c) Levante o total de receita por cada ano letivo

d) Levante o total de alunos com desconto por ano letivo segmentado por faixas de descontos

e) Levante a taxa de inadimplência total e por ano letivo

f) Levante o desconto médio por ano letivo

4. Faça um estudo sobre o potencial do mercado

a) Analise o número de alunos da escola em relação a um determinado referencial

b) Analise o faturamento da escola em relação a um determinado referencial

c) Levante a quantidade de alunos na cidade/região X quantidade de alunos na escola X quantidade de alunos nos principais concorrentes

d) Levante o potencial de captação de novos alunos

e) Defina quais argumentos de mercado podem ser usados como diferencial da escola

5. Analise a capacidade da estrutura da escola

a) Levante a capacidade física de cada sala e a capacidade de crescimento sem que seja necessário abertura de novas turmas

b) Levante a capacidade física da escola e a capacidade de crescimento do número de turmas sem que seja necessário reforma e ampliação física da escola

c) Analise a capacidade de ampliação física da escola e avaliar as possibilidades e os gatilhos que vão disparar estas ampliações

d) Analise a necessidade de reforma/benfeitorias de ambientes existentes (banheiros, área externa, secretaria, sala de aula, quadras e etc)

e) Analise a necessidade de criação de novos espaços e áreas para a escola (laboratórios, áreas de lazer e etc)

e) Faça um tour pela escola com 3 ou 4 pessoas com olhar crítico olhando pontos de oportunidades para melhorar a estética da escola como: sinalização, quadros de avisos, bebedouros, infra das salas de aulas, quadras, salas de estudo, sala dos professores, secretaria, banheiros.

Passo-a-passo-para-implementar-o- Planejamenyo-Estratégico-em-escolas-e-cursos-particulares

6. Crie parcerias estratégicas

a) Faça parcerias com meios de comunicação

b) Faça parcerias com agências de publicidade

c) Faça parcerias com associações de funcionários

d) Faça parcerias com bancos

7. Crie a campanha de marketing escolar

a) Faça o mapeamento dos pontos fortes e diferenciais da escola

b) Contrate uma agência de comunicação e publicidade

c) Crie um debate para definir a campanha de publicidade

d) Contrate veículos de comunicação e mídias para a campanha

e) Invista em marketing digital no Facebook e redes sociais

8. Avalie os contratos dos clientes

a) Defina o reajuste de anuidade e os novos planos de pagamentos

b) Avalie os convênios existentes para descontos e se vale a pena manter o relacionamento

c) Defina as estratégias de descontos para irmãos

d) Defina as estratégias de descontos para pagamento a vista

e) Defina as estratégias de descontos para pagamentos antes do vencimento

f) Defina as estratégias de descontos para convênios

g) Prepare os documentos para o processo de matrícula dos alunos

9. Faça o planejamento pedagógico

a) Prepare o calendário do ano letivo

b) Organize os uniformes escolares dos alunos

c) Defina o calendário de provas dos alunos

d) Defina os livros didáticos que os alunos irão utilizar

d) Defina materiais didáticos dos alunos

f) Defina horários dos professores

10. Realize a matrícula escolar

a) Treine a equipe da secretaria escolar e matrícula

b) Treine a equipe de recepção de pais para rematricula e novas matrículas

c) Treine a equipe da gestão financeira

d) Prepare ambiente de espera para acolher os pais durante a matrícula

e) Disponibilize água, café e bombons para os pais

f) Defina processo de limpeza do local de atendimento dos pais

g) Defina aspectos de conforto: cadeiras, ar condicionado, wi-fi e etc

h) Limpe os banheiros que serão usados pelos pais

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