Segredos para organizar o fluxo de caixa da escola

Todo empreendimento organizado precisa ter controle sobre a entrada e a saída de dinheiro de seus caixas. O fluxo de caixa é como o pulmão que mantém seu negócio vivo: a administração de recursos, se ocorrer de forma ordenada, permite que o estabelecimento faça investimentos e pague suas contas em dia. Veja nesse artigo as melhores estratégias para organizar o fluxo de caixa da escola.

Porque organizar o fluxo de caixa da escola?

Uma instituição de ensino também é uma empresa. Portanto, a gestão financeira de uma escola precisa lidar com alguns problemas como a inadimplência. Simultaneamente, é necessário fazer investimentos para continuar atendendo às exigências de pais e alunos, mantendo-os interessados em renovar as matrículas.

Preparamos este artigo para ajudar você a controlar o fluxo de caixa da escola e a atingir seus objetivos como gestor. Continue a leitura e saiba mais!

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1. Entenda o que é o fluxo de caixa da escola

O primeiro passo para organizar o fluxo de caixa da escola é entender que ele é a ferramenta que controla a movimentação financeira como receitas, despesas, contas a pagar ou a receber, investimentos e inadimplência num período de tempo predeterminado. Sugerimos utilizar um intervalo de 12 meses.

Tome cuidado ao escolher períodos muito longos, pois eles são suscetíveis à perda do controle do fluxo de caixa. Também é importante identificar o que pode ser constatado em períodos mais curtos como você verá nos próximos tópicos.

2. Registre todas as movimentações financeiras

O fluxo de caixa da escola deve ser atualizado diariamente. Logo de manhã, assim que o colégio iniciar suas atividades, a tesouraria ou a pessoa responsável pelo setor de finanças deve abrir o caixa e iniciar a movimentação.

Tudo deve ser registrado — desde os pagamentos das mensalidades até as compras de materiais de escritório. Ao final do dia, é importante fechar o caixa e gerar um relatório. Este controle vai ajudar você a reduzir os custos financeiros de sua instituição.

3. Entenda as diferenças entre os tipos de gastos

Saber as diferenças entre os tipos de gastos facilita a geração de relatórios e o controle das despesas. Veja:

  • custos — dinheiro gasto para produzir o que é oferecido ao público. No caso de uma escola, podemos exemplificar com o salário dos professores.
  • despesas — dinheiro gasto para vender o produto e gerar receitas. Por exemplo: investimento em marketing e propaganda.
  • perdas — gastos imprevistos como a queima de um roteador.

Agora que esclarecemos os termos, ficará mais fácil continuar a leitura do artigo e visualizar as contas da escola.

4. Organize suas contas a pagar

A disciplina com as contas a pagar é fundamental para o sucesso da escola. E uma maneira simples de manter esta organização é dividi-las em categorias.

É importante que a planilha de contas não seja apenas um arquivo de Excel, alimentado pelo nome do fornecedor e o valor. Para organizar o fluxo de caixa da escola, é importante prever os gastos futuros e realizar investimentos. Deve-se também separar as despesas fixas das variáveis.

Sua planilha de custos ficará mais ou menos assim:

Despesas fixas

  • Salários;
  • Aluguéis (estrutura, sistemas, impressoras etc.);
  • Limpeza e conservação;
  • Segurança e vigilância;
  • Internet.

Despesas variáveis

  • Materiais de escritório;
  • Manutenção (troca de lâmpadas queimadas, por exemplo);
  • Água, luz e telefone.

Para realizar a previsão de gastos, basta escolher um intervalo de tempo e analisar o total de despesas. É indicado um acompanhado durante 12 meses devido a períodos como os de férias, verão ou rematrícula, que demandam o uso de mais equipamentos e de recursos como telefone e ar-condicionado.

Esta estimativa é indispensável para que a escola possa planejar ações de marketing e investimentos em sua infraestrutura.

5. Mapear os valores recebidos e a receber

Cheque o saldo de todas as contas de sua escola, além dos valores depositados em cofre, dos fundos de investimentos e de outros recursos. É importante saber o quanto se tem para entender até onde é possível crescer e estabelecer metas.

As mensalidades em atraso podem ser negociadas com mais facilidade quando as planilhas são atualizadas, pois o valor que deve ser recebido por mês estará determinado. Assim, a escola poderá firmar contratos de pagamento com os responsáveis e, consequentemente, reduzirá a inadimplência, já que as dívidas serão quitadas.

6. Trabalhe com análise e previsão de recebíveis

Uma vez que o fluxo de caixa está atualizado, é possível prever quais serão os próximos passos de sua empresa. Há a possibilidade de se fazer investimentos? Ou, ainda: existem muitas dívidas desnecessárias, que podem ser cortadas para um melhor aproveitamento do dinheiro que sobra?

Mês a mês, você acompanhará os cortes, os efeitos positivos de uma economia praticada e os resultados dos investimentos feitos de acordo com cada planejamento. É essencial que a projeção seja realizada com uma base de dados real, para que o resultado seja o mais fiel possível. Veja algumas dicas para não errar:

  • projete sua receita a partir do número de alunos já matriculados;
  • atualize a projeção somente quando novas matrículas forem efetivadas ou houver alguma desistência;
  • insira o valor de novos investimentos que já estiverem programados;
  • estipule uma quantia para emergências.

Saber negociar com fornecedores também é outra habilidade que pode salvar o orçamento de seu estabelecimento. Como o recebimento é mensal e cada matrícula tem a duração média de um ano, podem ocorrer atrasos e a redução da receita mesmo com a prevenção para os prejuízos da inadimplência.

Por este motivo, nem sempre pagar o menor preço por um produto é vantajoso. A análise de custos e recebimentos pode revelar que uma condição de pagamento facilitada é mais segura para o caixa da empresa do que uma compra realizada com desconto e à vista.

7. Utilize um sistema de gestão online

Você deve estar imaginando de que forma tantos processos podem ser feitos de maneira simplificada, ou, ainda, que controlar o fluxo de caixa de sua escola demanda um tempo que você e seus funcionários não têm. Pensando no negócio e em melhorar o seu trabalho como gestor, foram criadas soluções online para a gestão de escolas.

grande vantagem é que um sistema completo ajuda no controle financeiro da instituição e impactará, de maneira positiva, no trabalho de toda a equipe administrativa e pedagógica, além de facilitar a vida dos pais.

8. Tome decisões imediatas

Controlar o fluxo de caixa não deve se resumir à entrada e à saída do dinheiro para investir e facilitar o recebimento de mensalidades em atraso. Ha muitos contratempos — que exigem soluções imediatas — na gestão financeira de qualquer negócio.

Mas de que forma a diretoria de uma escola pode se antecipar e evitar grandes prejuízos? Vamos recapitular, brevemente, o que foi visto até agora:

  • atualização diária do caixa;
  • organização das despesas;
  • controle das receitas;
  • análise e previsão de custos;
  • otimização dos processos financeiros, administrativos e pedagógicos por meio de tecnologia.

Se você seguir todos esses passos, conseguirá identificar, quase em tempo real, quando alguma conta não estiver fechando. Isso porque será possível saber, exatamente, de onde o dinheiro está vindo e como está sendo gasto.

É assim que você detectará as dívidas desnecessárias, os produtos que poderiam ter sido comprados à vista, o que deveria ter sido parcelado e as ações que não estão trazendo o retorno esperado. Isso o permitirá fazer novas negociações, modificar algumas atitudes e cancelar operações enquanto há tempo.

9. Implemente novas políticas financeiras

Existem outras soluções básicas que podem salvar o caixa de sua instituição. Se, mesmo com o pagamento de grande parte das mensalidades em dia, você ainda percebe que as contas ficam um pouco apertadas em alguns períodos do mês, que tal trocar a data de vencimento das faturas de água e luz?

Após acompanhar os relatórios durante alguns meses, você também pode estudar uma data de vencimento em que consiga realizar os pagamentos com os recebidos do mês anterior. Para que isso seja possível, é necessário implantar uma nova política financeira, em que os balanços sejam feitos frequentemente.

Analise as receitas e despesas semanal, quinzenal e mensalmente antes de readequar a programação de pagamentos. Não se esqueça, também, de que a comunicação com seus colaboradores é muito importante nessa tomada de decisão.

Questione sobre as dificuldades e o que eles ouvem dos pais de seus alunos. Peça a opinião de quem apoia a sua instituição, fazendo a linha de frente com os clientes.

10. Siga passos básicos planejados

Tenha cuidado para não confiar apenas no planejamento e acabar se acomodando. O básico deve continuar sendo realizado: pagar as contas em dia, renegociar dívidas, registrar todas as contas e, sempre que possível, adiantar o pagamento de fornecedores que ofereçam descontos em caso de antecipação.

Uma boa gestão financeira mantém este ciclo saudável. Ao organizar custos, gastos e despesas, o essencial flui normalmente.

11. Tenha uma política orçamentária inteligente

Uma política orçamentária inteligente usa o controle do fluxo de caixa a seu favor. Os relatórios gerados por meio desta prática ajudam a escola a angariar mais verbas entre os mantenedores. Portanto, use a inteligência para garantir o aumento deste capital!

Neste artigo, relatamos os benefícios de organizar as receitas e despesas para a escola. Demonstramos, ainda, como este controle pode se tornar crucial para aumentar o ganho de investimentos.

Como você pôde perceber, o grande segredo para que sua instituição tenha sucesso é o controle do fluxo de caixa, com o registro de todas as movimentações em conta, sem demora. Em médio e longo prazo, este documento permite entender como seu estabelecimento progrediu e onde mais errou.

A disciplina é fundamental para manter o caixa sempre atualizado — e contar com ferramentas tecnológicas ajuda (e muito!) nos resultados ao fim do mês. Este é o grande segredo de escolas consolidadas: acompanhar atentamente as finanças da instituição da maneira mais organizada possível.

Como o proesc.com ajuda a organizar o fluxo de caixa da escola.

Para simplificar este trabalho você pode contar com a ajuda do proesc.com. O proesc possui vários recursos que foram criados para para organizar o fluxo de caixa da escola. Um sistema de gestão financeira/escolar completo para gerar boletos e que extinguiu o arquivo de retorno. O proesc.com dá a baixa automática na parcela paga e envia o recibo para o email do cliente. Possui relatórios estratégicos mostrando toda a situação financeira da sua escola, em tempo real. Pode abrir e fechar o caixa e acompanhar os movimentos.

Tem problemas com inadimplência? O proesc.com faz a cobrança automática por email e SMS para seus clientes. Ficou com alguma dúvida? Entre no proesc.com e nos chame no chat 🙂

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