Otimizar processos pedagógicos em escolas: veja 6 dicas!

Dificuldade em manter os documentos organizados e atualizados, lentidão para concluir processos administrativos, sistema desatualizado, inadimplência, cobranças feitas pela metade, gastos elevados com papéis e impressão. Tudo isso em meio à muita pressão dos pais, que acreditam que, além dos seus filhos não estarem recebendo a atenção necessária, ainda reclamam que é tudo muito demorado e burocrático, por isso há a necessidade de otimizar processos pedagógicos em escolas.

Estas situações são familiares? Precisa resolver todos estes problemas antes que seja tarde e não sabe por onde começar?

Nós entendemos o que você está passando. Por isso, no post de hoje vamos esclarecer como você pode otimizar processos pedagógicos de sua escola.

Confira abaixo 6 dicas valiosas que vão lhe ajudar a organizar a sua escola, diminuir os custos operacionais e restabelecer uma relação de confiança com os pais. Acompanhe!

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1. Otimizar processos pedagógicos da secretaria

Um bom sistema online de gestão escolar permite que a secretaria resolva tudo o que precisa com agilidade e por meio de alguns cliques. A documentação fica organizada, assim como o banco de dados, e algumas ferramentas do sistema podem ficar à disposição dos responsáveis pelo aluno matriculado.

Sendo assim, não precisam mais se deslocar até a escola para ter acesso ao boletim ou realizar algum procedimento burocrático como a rematrícula.

Consequentemente, a secretaria ganha tempo para realizar outras tarefas, sem falar na economia do uso da impressora. É importante também destacar a organização dos arquivos, que ficam sempre atualizados sem grandes esforços.

2. Facilite o trabalho do professor

Quem trabalha no meio escolar acompanha de perto o quanto a vida do professor é desgastante. O trabalho do mestre não termina quando o sinal toca, pois existe muito a ser feito antes e depois do horário das aulas. O educador precisa corrigir provas, lançar notas e faltas no diário de classe, preparar os planos de aulas e prestar atendimento aos pais.

Um dos muitos papéis do diretor de uma escola é facilitar o trabalho do professor, e é claro que a tecnologia também funciona como uma grande aliada para atingir esse objetivo. Uma das opções dessa automação é o diário de classe online. Por meio dele o professor incluirá notas e faltas diretamente no sistema do colégio, podendo usar até o próprio smartphone.

Mais uma vez essa facilidade gera resultados positivos. Com a presença lançada diretamente no sistema, os dados automaticamente ficam disponíveis para todas as pessoas que têm acesso: pais, funcionários, diretoria e os próprios professores que, assim como a coordenação, podem acompanhar o desempenho do aluno de maneira geral.

3. Crie uma relação com os pais

Nos dois tópicos anteriores nós mostramos como a automação de serviços facilita a vida de todos que estão envolvidos com um ambiente escolar. Certamente, os pais dos alunos estão muito interessados em um colégio mais organizado com processos mais simplificados e menos burocráticos.

Ter as notas e o controle de faltas sempre à mão e praticamente em tempo real gera uma relação de confiança muito importante entre a escola e os pais. E você também pode criar um canal de comunicação direto entre os responsáveis e a coordenação pedagógica.

Na mesma plataforma em que os pais verificam o desempenho de seus filhos, eles podem enviar uma mensagem questionando o que está acontecendo e, a partir daí, resolver o problema online ou, caso necessário, marcar uma reunião.

Outra forma de relacionamento bastante utilizada pelas instituições é o serviço online de vídeo. Os pais conseguem acompanhar em tempo real as imagens da escola por meio de câmeras instaladas nas salas de aula e nas áreas de uso comum como, por exemplo, o pátio.

Este é um importante ponto levado em consideração na hora de escolher o colégio para matricular a criança, pois os pais sentem confiança no estabelecimento.

4. Controle a inadimplência de forma inteligente

Otimizar processos pedagógicos também significa dar uma atenção especial ao departamento financeiro, reduzindo os custos operacionais, organizando o trabalho e o tempo dos funcionários do setor.

Um bom software permitirá o envio programado de boletos, lembretes de pagamentos via e-mail, sms ou até mesmo no próprio canal de comunicação entre a escola e os responsáveis pelo aluno.

No caso do não pagamento, os primeiros contatos podem ser realizados de forma automática e online. Isso permite que a escola elabore uma estratégia de cobrança após uma quantidade determinada de mensagens programadas e enviadas automaticamente.

Vale ressaltar a possibilidade de fazer a impressão de um novo boleto, com uma nova data de pagamento, sem precisar se deslocar até a instituição.

5. Faça o uso de relatórios

Não há dúvidas de que um dos meios mais eficientes de ter um controle geral sobre o que acontece na sua escola é por meio de relatórios.

Gerenciar uma instituição privada de ensino é uma tarefa que exige muita organização e atualização. Um bom sistema integrado de dados deixa sempre à sua disposição toda a movimentação da sua escola. Desta forma, você consegue identificar com agilidade e transparência onde estão os problemas para poder corrigi-los.

6. Invista em tecnologia

Como visto acima, o grande segredo para otimizar processos pedagógicos é, sem dúvidas, utilizar um sistema de gestão escolar online. Uma boa ferramenta é capaz de organizar todos os setores da sua escola de forma prática, facilitando o trabalho de toda a equipe e, consequentemente, gerando satisfação de funcionários, pais e professores.

Quando se fala em investimentos, muitas pessoas pensam erroneamente em gastar dinheiro, mas a realidade é que investir significa aplicar para gerar rendimentos.

Sistematizando a sua escola, além de todos os pontos expostos neste artigo, certamente você conseguirá aplicar o seu dinheiro de forma inteligente: oferecer um melhor salário aos professores,  contratar uma consultoria, criar ações mais atrativas aos alunos e gerenciar seu tempo de forma mais produtiva.

Consequentemente, ganhará mais confiança dos pais, novos alunos vão se interessar pela sua escola e você terá a oportunidade de contratar professores mais capacitados, melhorando o ensino da instituição.

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