Saiba tudo sobre integração de sistemas nas escolas

Tempo de leitura: 19 minutos

Com a tecnologia, há uma revolução em andamento no campo da educação. Os meios digitais têm facilitado e marcado cada vez mais presença na gestão, sendo a integração de sistemas um dos aspectos centrais nesse processo.

Infográfico: Planejamento Estratégico para Escolas e Cursos

Mas você sabe a que esse conceito se refere? Além da implementação de um sistema de gestão escolar de qualidade, é necessário criar uma coordenação entre os diversos setores e atores que constituem as instituições de ensino. Portanto, traremos uma discussão aprofundada sobre o tema a seguir.

A função da integração de sistemas se localiza bem nesse lugar. Já que as instituições de ensino apresentam tantos desafios difíceis de serem respondidos, uma boa solução é conseguir convergir os recursos, o que possibilita uma atuação com agilidade, segurança e economia.

Esses são alguns pontos que trataremos adiante. Convidamos você a pensá-los sempre em comparação à sua própria experiência na escola. Como sabemos, trata-se de lugares muito distintos, que exigem respostas particulares ao criar os planejamentos estratégicos das escolas. Leia com atenção e leve para o seu trabalho as novidades que reunimos!

O que é a integração de sistemas?

Trata-se de uma formulação que deve direcionar toda a rede digital de uma instituição de ensino. O nome já diz muito, mas não é tão simples quanto parece. Pode-se entender a integração de sistemas como um norte que sempre permeará o trabalho com tecnologia na escola.

Diferentes táticas são acionadas para efetivá-lo, em diversos setores. São feitas intervenções tanto nos sistemas e programas quanto nos aparelhos em si (além da infraestrutura), de modo a favorecer tal integração.

Vamos detalhar algumas dessas ações mais à frente, para que você possa compreender o que significa a integração de sistemas na prática. De certa forma, a tarefa é infindável, já que os sistemas costumam ser atualizados ou modificados constantemente.

Ao mesmo tempo, sempre há pontos a serem aperfeiçoadas. Isso exige um olhar constante, pois, com as novas tecnologias, as alterações são frequentes nas redes.

Mas não se desespere: pequenas intervenções, quando bem executadas, podem trazer muitos benefícios à dinâmica do colégio. Vale apenas cuidar para que esse aspecto nunca seja abandonado, já que pode favorecer tanto o trabalho dos professores quanto o aprendizado dos alunos.

Qual é a importância da integração de sistemas?

Com o crescimento da rede de tecnologias de um espaço, sua amarração se torna ainda mais essencial. Nem sempre os sistemas são conectáveis como se imagina — isso exige um olhar técnico para que conversem entre si.

Como há diferenças entre os programas, essa é uma tarefa complexa, porém necessária para economizar tempo e dinheiro. Assim, os profissionais terão a chance de se dedicar ao que realmente importa na instituição. É frequentes a situação onde pequenas tarefas cotidianas acabam por reduzir imperceptivelmente o tempo de produtividade de um profissional.

Ou mesmo a situação onde verdadeiros atalhos poderiam ser construídos entre alguns setores, potencializando e muito as possibilidade de parcerias e de um trabalho verdadeiramente multiprofissional

Ainda que haja equipes sensacionais e computadores de última geração, a ausência de uma boa integração entre sistemas certamente será um gargalo na produtividade da escola como um todo. Existem muitas empresas com grande aparato tecnológico que acabam por usar pouco desse potencial, pois não sabem trabalhar bem com os equipamentos e integrá-los.

Mesmo que a equipe tenha conhecimento sobre o trabalho com cada programa ou computador, se eles estiverem isolados entre si e não se comunicarem bem, você provavelmente não aproveitará toda a capacidade que apresentam.

Mais do que investimentos volumosos, é fundamental que haja um planejamento cuidadoso, que condicione efetivamente as práticas e o funcionamento da organização.

Reflita sobre o modelo de escola informatizada e suas demandas correspondentes

Pense nas escolas de antigamente e compare-as com as de hoje. O papel da educação formal era bem circunscrito e reduzido à sala de aula. Para que a instituição funcionasse, bastavam os alunos, professores e um punhado de pessoas cuidando da administração (algumas delas também eram responsáveis pelas aulas).

Tal panorama é impensável atualmente. Compreendemos a escola como um espaço de múltiplas produções de sentido e promoção de atividades de toda ordem. Além disso, existe outro entendimento do lugar do estudante nesse contexto.

O aluno não está ali simplesmente para absorver um conhecimento transmitido quase mecanicamente por um mestre. Já existe a compreensão de que os estudantes devem integrar ativamente o ambiente escolar, o que exige um olhar diferenciado da instituição sobre eles.

Todos os tipos de afetos e relações transitam no mundo da escola, de forma que o aprendizado ocorre também em outros níveis. Não se trata de um espaço destinado apenas à produção de conhecimento formal, mas também ao aprendizado sobre cidadania, inteligência emocional, socialização, ética etc.

Ao mesmo tempo, as práticas do aluno (que também é compreendido em sua singularidade e participação ativa) se voltam positivamente para a própria instituição. São nessas trocas, que envolvem atores como as equipes técnicas e administrativas, que o campo pedagógico evolui, proporcionando um crescimento da sociedade como um todo.

Podemos destacar a questão do uso das tecnologias nesse ambiente. As TICs — Tecnologias de Informação e Comunicação — são essenciais no processo de autonomia do aluno e desenvolvimento do campo pedagógico.

Não tenha medo de usar esses recursos em abundância: a questão é ser inteligente ao acessá-los e, conforme estamos tratando neste artigo, integrá-los no cenário em questão. Tão importante quanto a aquisição de ferramentas com a tecnologia adequada é a forma como elas são implementadas e passam a compor a instituição.

Era comum uma visão de que cada aparelho da escola está isolado ou conectado apenas em rede, no caso dos computadores das aulas de informática. Hoje em dia esse modelo já se ultrapassou bastante, mas ainda falta espaço a trilhar.

Para que esse modelo quase utópico de escola do qual falamos se realize efetivamente, é preciso muita inteligência na integração de sistemas. Assim, será possível abarcar minimamente os diferentes atores e processos.

Pense nas formas como o estudante se localizará nesse processo

Quando falamos em integração de sistemas, possivelmente as imagens que vêm à sua cabeça são aquelas relativas à matrícula, ao lançamento de notas, à captação de alunos, à comunicação com os pais etc. De fato, tais elementos são bastante úteis e fundamentais ao processo.

Entretanto, existe outro personagem que deve ser compreendido nesse contexto: o aluno. O acesso aos recursos digitais é um dos objetivos principais de tal integração. O uso de recursos tecnológicos pelos estudantes já saiu das restrições das aulas de informática há muito tempo.

Se há (ou você planeja implantar) um sistema digital próprio da escola, é imprescindível pensar também em como ocorrerá o acesso do aluno a esse programa. Muitas instituições acreditam estar integrando os alunos às tecnologias digitais apenas com um login, em que eles podem acessar as notas e os materiais didáticos.

Essa é uma utilização óbvia, mas o que pode sair de novo quando pensamos de fato na integração dos sistemas? Será possível inserir tais elementos efetivamente dentro da sala de aula? Pensar dessa forma pode ser uma forma inclusive de atrair o interesse dos alunos pelo mundo escolar.

Muito se fala hoje da dificuldade de fazer com que os estudantes se interessem pela escola e pelos estudos como um todo. Mas será que as instituições de ensino têm pensado também em como se apresentam a essas pessoas em formação?

A escola de antigamente tem em sua composição o status de um lugar odiável e pouco convidativo. Certamente algo disso ainda está preservado ou mesmo intensificado em alguns contextos, fazendo com que muitos alunos evitem assistir às aulas, rejeitem os estudos etc.

Mesmo que você tenha uma grande adesão desses estudantes, vale pensar em qual sentido eles dão à sua formação e ao espaço de ensino. Comparecer por obrigação também não é a melhor das saídas.

Nesse sentido, as tecnologias são ferramentas eficazes, que podem despertar um interesse pela educação e produção de conhecimento. Portanto, é fundamental que tais artifícios estejam muito bem alinhados e funcionando da melhor maneira possível.

Quantas aulas já deram errado por conta de “falhas tecnológicas”? Isso ocorre por uma série de razões, mas todas elas envolvem a questão da integração de sistemas (de um modo ou de outro). Para que o uso desses recursos em sala seja adequado, são necessários os seguintes pontos:

  • instalação cuidadosa dos equipamentos;
  • a devida comunicações entre eles;
  • treinamento do profissional responsável por executá-los.

A questão central da integração de sistemas é, de fato, o planejamento. Portanto, você precisará de uma observação cuidadosa sobre como a tecnologia opera em sua instituição, quem são os atores envolvidos nesses processos e o que pode ser implementado ou modificado para integrar adequadamente tudo isso.

Como funciona a integração de sistemas?

A depender do contexto, diferentes estratégias podem ser adotadas, exigindo inclusive a atuação de diversos profissionais. A seguir, vamos listar algumas ações comuns no que diz respeito a essa prática. Certamente nossa lista não é exaustiva, pois pretendemos ajudar você mais no sentido de buscar algumas ideias do que pode ser trabalhado em seu contexto.

Adapte e invista na memória dos computadores

A memória é a característica que permite um melhor processamento dos dados e a agilidade das máquinas. Adquirir componentes de maior memória é um modo eficaz de produzir eficiência nas operações, mas também existem outras formas de trabalhar tal fator em uma empresa.

Além da simples aquisição de suplementos ou de computadores com capacidade para armazenar muitos gigas, é possível investir em tecnologias que aproveitem melhor esse recurso. Trata-se do caso da “computação na memória”. Essa formatação distribui o processamento e os dados em si entre diferentes núcleos, com memória dedicada e maior rapidez ao realizar as transações.

Nesse contexto, as informações não ficarão salvas em discos rígidos na máquina, mas sim na memória RAM. Na prática, isso significa que o acesso aos dados será muito mais rápido, pois não dependerá das limitações da rede ou da velocidade dos discos.

Aposte na comunicação em nuvem

Uma alternativa bastante difundida hoje é a computação em nuvem. Trata-se de praticamente uma exigência nas instituições de ensino, porém nem sempre é muito bem explorada.

Caso você não saiba, essa é uma forma de armazenamento e manejo do conteúdo digital que tem muita utilidade para quem o acessa. Ela traz ao usuário a possibilidade de abrir seus arquivos e suas eventuais alterações de qualquer lugar.

Quais são os benefícios da integração de sistemas na gestão escolar?

Em seguida, listaremos alguns efeitos positivos para a dinâmica escolar e vamos detalhá-los. De modo geral, a integração propicia um ganho na comunicação e no tempo de execução das tarefas dos profissionais e das equipes.

Além disso, ela possibilita que diferentes fontes e formatos de informações sejam unificados, de modo a facilitar seu manejo para os fins de pesquisa e planejamento de ações.

Economia do dinheiro da instituição

Que gestor não gosta de reduzir os gastos de sua empresa? Além dos lucros e do retorno financeiro, o que mais importa é a possibilidade de reverter as economias em investimentos na própria escola, trazendo retornos positivos para a gestão financeira.

Pense que, com a criação de atalhos, canais de comunicação e outros processos similares, o nível de trabalho será muito menor. Consequentemente, não haverá a necessidade de professores e outros profissionais realizarem certas atividades desnecessárias.

Otimização dos processos escolares

Inúmeros processos ocorrem nas instituições de ensino a todo o momento. Eles se iniciam na matrícula, passam pela comunicação com os pais e chegam até o planejamento das aulas (e a vários outros exemplos que você poderia pensar).

A escola é uma instituição com tantas demandas que, muitas vezes, nem consegue se dar conta de tudo aquilo que é realizado ali dentro. Pensando nesse aspecto difuso da experiência pedagógica, uma aproximação inteligente de como tais operações são feitas é mais do que recomendada.

A ideia do retrabalho ilustra bem esse ganho. Certas operações têm de ser repetidas inúmeras vezes desnecessariamente, sendo que uma logística inteligente poderia informatizar ou mesmo resumir determinados processos com o apertar de uma tecla.

Imagine que um funcionário do setor administrativo precisa encontrar o histórico de um estudante em questão, por exemplo. Mesmo que esse documento esteja armazenado digitalmente, no setor de arquivamento da escola, muitas vezes ele não terá conexão com o restante da rede escolar.

O colaborador, portanto, deverá se deslocar até o setor para obter a informação, desperdiçando um tempo que poderia ser útil de outra forma para o colégio. As compreensões modernas sobre gestão chamam atenção para o valor de decantar cada operação nos níveis mais detalhados que forem possíveis.

Ao mesmo tempo em que existe toda essa complexidade na rede de ensino, sempre há uma urgência na resolução dos problemas. Por isso, esse trabalho ágil e ao mesmo tempo confiável e de ampla escala cai como uma luva para responder essas demandas.

Melhor preservação da segurança das informações

Um aspecto pouco analisado sobre a integração de sistemas é o ganho na área de segurança da informação na escola. Quando há uma conexão entre todas as informações, fica muito mais fácil fazer manutenções e varreduras em busca de qualquer ameaça ou defeito.

O profissional que ficar responsável pela segurança terá menos trabalho e mais possibilidades de cuidar dos aspectos que envolvem a questão com um zelo maior.

Possibilidade de manter uma boa comunicação entre os diferentes setores

Assim como acontece com outras instituições, a escola é um espaço composto por setores bastante diversos. Isso significa que é necessário criar uma rede de comunicação entre esses grupos e formas de conectá-los.

Desenvolver uma integração de sistemas de qualidade envolve a criação dessas conexões, de modo a agilizar as respostas das instituições e, também, construir práticas que envolvam os diferentes departamentos.

Esses são alguns dos benefícios de ter um planejamento para a integração de sistemas em sua escola. Os pontos principais são a economia dos processos de trabalho e a otimização do acesso às informações importantes — tanto pelos alunos quanto pelo corpo administrativo.

É desnecessário dizer a gigantesca complexidade de qualquer escola, mesmo as menores. Inúmeros processos se desenvolvem diariamente e precisam estar ordenados para que mantenham a instituição correndo nos trilhos.

Como implementar a integração de sistemas na sua escola?

A busca por profissionais e empresas que executem esse tipo de serviço é estratégica para uma instituição de ensino. Como foi possível perceber, nem sempre é simples promover a integração de sistemas.

Certamente, há aspectos que você mesmo pode resolver (principalmente após acompanhar as dicas dadas neste artigo). Afinal de contas, não é preciso ser formado em TI para observar e pensar em algumas conexões que podem ser feitas nesse sentido.

Ao mesmo tempo, muito do que tem de ser planejado e feito dependerá do conhecimento específico sobre computação, redes elétricas e áreas afins. Algumas escolas já têm em seu quadro uma equipe de TI para cuidar desse tipo de questão.

Como escolher um sistema integrado de gestão escolar?

Primeiramente, você deve entender como adotar esse tipo de abordagem tem impactos diretos e pode promover uma verdadeira transformação na instituição. Como dissemos acima (e você bem sabe), a complexidade dos processos que ocorrem em uma escola é enorme.

Além disso, a evolução das formas de ensino traz consigo inúmeras questões que envolvem o funcionamento da instituição. Existe uma oferta crescente de serviços digitais para a gestão escolar.

Isso é bom e ruim para quem trabalha no campo pedagógico: por um lado, expande as possibilidades de alcance de tal tipo de recurso. Por outro, o desconhecimento comum sobre o tema acaba colocando alguns gestores em ciladas.

Um indicador sobre o qual você aprendeu ao longo desta leitura é a integração entre sistemas. É preciso buscar um serviço que consiga abarcar o máximo possível de setores e processos no instituto, além de fazê-los se comunicarem entre eles.

Por que é tão importante que as escolas se modernizem?

Lembra-se das escolas tradicionais descritas lá no começo do artigo, que se baseiam unicamente no ensino, tendo pouco espaço para a tecnologia e a realização de outras atividades? Se você pensar bem, tal realidade não é tão distante da de várias instituições ainda hoje.

Esse tipo de visão tacanha acaba por trazer prejuízos para o aluno e os profissionais. Querendo ou não, a escola hoje acaba por se envolver em muitos aspectos das experiências dos estudantes e professores.

É impossível navegar por essas demandas sem fazer um bom uso das tecnologias disponíveis atualmente. Como dissemos também, faz parte do universo do jovem o acesso a tais recursos, pois se trata de algo que possibilita seu contato com ferramentas que provavelmente não seriam conhecidas em outro lugar.

Portanto, não seja esse espaço que recusa a modernização. De fato, existe um desafio inerente a lançar mão desses recursos: é possível que a instituição tenha de literalmente ser virada de pernas para o ar — principalmente se o objetivo for fazer uma integração de sistemas otimizada e adequada ao seu contexto.

Será necessário um investimento tanto em recursos quanto em mudanças na estrutura física da escola. Talvez os pontos mais difíceis sejam o treinamento e a colaboração dos professores (e da equipe administrativa). As resistências e dificuldades podem vir de um desses lugares ou de todos eles.

Entretanto, os ganhos são inúmeros. Chega a ser preocupante ver instituições que poderiam funcionar muito melhor se priorizassem recursos como um sistema de gestão escolar de qualidade, mas não cuidam dessa questão.

Porém, não queremos dizer que toda escola precisa de uma transformação digital completa. O objetivo maior é que os gestores percebam minimamente quais são os pontos que podem ser melhorados ou consigam ajuda de um profissional que faça essa leitura e o ajude em um planejamento.

Portanto, não fique parado no tempo! Você quer o instituto que dirige aproveitando todo o seu potencial? Então, não tenha medo das mudanças: leve para sua escola maneiras inteligentes de economizar dinheiro e facilitar a vida de todos que compõem o espaço.

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